Es posible que algún empresario se pregunte cuándo es el mejor momento para pasarse a la nube. Y también hasta qué punto su negocio se encuentra preparado para dar este paso. ¿Supondría unos grandes costes a la hora de implementar la migración? ¿Cuánto tiempo se tardaría desde el momento en el que empezamos a migrar los datos de un programa a otro?

La respuesta a estas preguntas puede ser muy variada en función de las condiciones previas en las que se encuentre la empresa. Pero, de entrada, te podemos decir que cualquier empresa está preparada para pasarse a la nube porque, de hecho, los programas en la nube no requieren de una implementación larga y costosa, especialmente cuando se trata de software profesional que se adapta a la perfección a las necesidades de cualquier PYME.

No obstante, vamos a tratar algunos puntos que sí debes tener en cuenta para saber si tu empresa se encuentra preparada para dar este paso.

Cuánto tiempo se tarda en llevar a cabo la migración

La migración puede hacerse en un día, en unas semanas o unos pocos meses. Todo depende del volumen de datos que se quiere migrar y de qué tipo de programas estemos hablando.

Si hablamos de un software empresarial, la migración no lleva tanto tiempo como cuando disponemos de una gran cantidad de servidores con aplicaciones instaladas que deseamos trasladar a diferentes programas en la nube. En este sentido, una PYME puede llevar a cabo la migración en muy pocos días.

Generalmente no habrá problemas de compatibilidad entre programas, ya que se pueden exportar fácilmente datos en CSV y subirlos al programa, de modo que cada uno de los datos pueda estar en la casilla que le corresponde. La mayoría de software empresariales in-house permiten una rápida extracción de los datos para hacer la migración.

El problema viene, sobre todo, cuando toda esa información no está digitalizada y no utilizas un software empresarial. Cada vez más empresas utilizan un programa de estas características, o algún otro que permita migrarse fácilmente, pero si toda la información de la que dispones está en formato papel (facturas, albaranes, etc.), evidentemente te llevará más tiempo.

Una alternativa que se puede tener en cuenta es empezar a utilizar el software de facturación en la nube sin necesidad de introducir los datos históricos, que por otra parte no van a ser absolutamente necesarios. Por ejemplo, si empezáramos a utilizar un programa de gestión online en marzo de 2016, bastaría con que introdujéramos los datos de enero y febrero para tener el año completo, y ya serían introduciendo los datos de años anteriores con más tiempo.

¿Hace falta preparación?

Éste es otro de los puntos que pueden suscitar dudas a la hora de empezar a usar un programa empresarial en la nube. ¿Sabemos utilizar el programa para sacar todo su potencial? ¿Va a ser muy complicado de manejar? ¿Debemos seguir algún tutorial o cursillo para poder empezar a utilizarlo en nuestro negocio?

Lo ideal es dedicar siempre algún tiempo a familiarizarse con el programa, por ejemplo introduciendo datos imaginarios que luego borraríamos, simplemente para entender cómo funciona. Prueba a realizar una factura, un presupuesto o utilizar el sistema de almacén para crear etiquetas y ver cómo queda el resultado.

Más allá de las pruebas que tú mismo puedas hacer, has de saber que con un programa en la nube dispones no sólo de una gran cantidad de información y tutoriales donde te vamos explicando cómo utilizarlo, sino también un soporte técnico que pueda responder a tus dudas cuando no sepas cómo realizar alguna acción.

Los programas empresariales en la nube disponen además de muchas aplicaciones que a lo mejor no estabas utilizando en tu empresa, por ejemplo un CRM para gestionar tus relaciones con los clientes. Muy pronto vas a descubrir cómo este tipo de software es de gran ayuda para el desarrollo de tu negocio y la mejora de los resultados.

¿Qué costes tiene trabajar en la nube?

Cambiar el sistema que utilizas actualmente a un programa en la nube implica pagar mensualmente una cantidad reducida, en lugar de tener que invertir una gran cantidad de dinero en un programa profesional que sólo podrías instalar in-house y que algunas veces requiere del uso de un ordenador con un buen procesador para su manejo.

El coste de un software empresarial incluye el soporte y las actualizaciones del programa, de modo que no tendrías que pagar ninguna cantidad extra, como a veces suele pasar con los programas bajo licencia, en los que tienes que pagar por la última versión del programa si no quieres que tu software se quede obsoleto.

Si tenías dudas sobre si tu empresa está o no preparada para trabajar en la nube, espero que este artículo te haya resultado de utilidad. Si es así, te pido que lo compartas en las redes sociales para darle difusión.