Uno de los principios de la productividad es la mejora de los procesos. Cuanto más rápido y más eficiente sea el proceso, más productivo es nuestro trabajo. Y cuanta mayor productividad, mejor estamos aprovechando nuestra inversión y mejores resultados podemos conseguir. Por tanto, uno de nuestros esfuerzos en la empresa a la hora de gestionar la administración de nuestro negocio debe enfocarse en la simplificación.

Simplificar no necesariamente significa hacerlo peor o hacerlo mal. Significa hacerlo más rápido y en menos tiempo, pero manteniendo el nivel de eficacia, o incluso mejorándolo. Más tiempo para realizar una tarea no siempre significa que esa tarea se haga mejor. A veces lo que viene a significar es que estamos empleando más tiempo del necesario, que estamos realizando un proceso poco productivo.

Claves para simplificar la gestión de tu negocio

Si queremos aplicar este principio de simplificación a nuestro negocio, veamos algunos puntos que debemos tener en cuenta.

1. Unificación de programas. Cuantos más programas, mayor es el nivel de complejidad de la gestión de un negocio. Además, si esos programas no disponen de una API que nos permitan conectar los datos con los paneles de otros software, no podremos cruzar los datos, algo cada vez más necesario. Lo mejor es apostar por programas integrales, que combinen ERP, CRM, facturación, almacén, etc.

2. Eliminación de duplicados. Si introduces los datos una vez, no debería ser necesario volver a introducirlos. Ese proceso ya se ha completado. Debemos evitar por ejemplo la tarea innecesaria de imprimir en papel todos y cada uno de los documentos que realizamos, ya que de esta forma además estamos perjudicando al medio ambiente. Si lo que queremos es tener copias de seguridad, las podemos hacer en la nube y alojarlas en otro servidor para mayor seguridad.

3. Estandarización de procesos. Si se va a hacer una factura, no es correcto hacerla unas veces con un programa, otras con el Excel, otras en un documento de Word… Utilicemos siempre nuestro programa de facturación en la nube, ya que nos ahorraremos mucho trabajo en el proceso y además la factura quedará registrada, no tendremos que volver a introducirla.

4. Evitar desplazamientos. Uno de los problemas de algunas empresas es que tienen que realizar documentos en diferentes lugares. Si queremos simplificar este proceso, hagámoslo desde diferentes lugares, pero utilizando siempre la misma aplicación para que los documentos queden registrados en nuestro software de gestión en la nube. Evitemos tener programas instalados en ordenadores de mesa y trabajemos en la nube.

5. Delegación de tareas. El mantenimiento y la actualización de tu programa, por ejemplo, es una tarea que no necesariamente se ha de realizar internamente. Los programas en la nube cuentan con un soporte técnico que se ocupará de solucionar nuestras dudas, además de realizar las acciones de actualización necesarias para que el programa funcione de manera eficaz sin necesidad de contratar a un informático.

6. Informes más rápidos. Si trabajamos en la nube y con datos cruzados, será mucho más fácil cruzar datos y observar comportamientos y tendencias. Además, dispondremos de un cuadro de mando que nos proporcionará, de manera automática, los principales KPI o indicadores de rendimiento de nuestro negocio. No será necesario realizar estas tareas manualmente mediante un Excel.

7. Reducción del tiempo en la toma de decisiones. Hay decisiones que se demoran mucho en el tiempo precisamente como consecuencia de no disponer de los indicadores de rendimiento necesarios. Cuando estandarizamos nuestro comportamiento según los patrones y tendencias de los consumidores, podemos tardar menos tiempo en la toma de decisión a la hora de enfocar nuestro negocio.

¿Es tu negocio complicado de gestionar?

Hay negocios donde los procesos han llegado a ser absolutamente absurdos y extremadamente complejos. Pero no por eso están consiguiendo mejores resultados económicos, sino todo lo contrario. Es posible que tú mismo estés inmerso en la realización de tareas mecánicas que consideras trabajo, pero realmente, esas tareas mecánicas no te están produciendo los ingresos que esperabas.

Las causas de que tu negocio no esté vendiendo lo suficiente no siempre se deben al comportamiento de los consumidores. A veces es que estás invirtiendo tus esfuerzos en las tareas equivocadas. Deja que los ordenadores y el software hagan las tareas mecánicas y ocúpate de encontrar clientes y vender, un trabajo mucho más creativo.

La administración de un negocio y la contabilidad son tareas absolutamente necesarias, desde el punto vista legal y organizativo. Pero recuerda: no es eso lo que te produce ingresos, no es eso lo que mantiene tu negocio a flote. Por tanto, trata de simplificar estas tareas para hacerlas en menos tiempo y más eficazmente, de modo que puedas ganar en productividad y conseguir ser así mucho más competitivo.

¿Está tu negocio en esta situación? ¿Has empezado ya una investigación para ver qué tareas de tu empresa se podrían realizar mejor y más rápidamente? ¡Déjanos tus impresiones en los comentarios!