Empieza un nuevo año fiscal y muchos autónomos y pequeñas empresas ultiman los documentos fiscales que han de entregar a Hacienda. Durante ese tiempo es posible que he hayan cometido errores y se estén realizando procedimientos equivocados, o bien que debido a la falta de las herramientas adecuadas, estemos invirtiendo más tiempo del que sería necesario para la gestión de la facturación.

Algunas empresas deciden delegar las tareas fiscales y contables en una gestoría, mientras que otras disponen de un departamento de contabilidad destinado a estas tareas. Tanto en un caso como en el otro, es obligación de la empresa realizar las facturas y conservarlas, llevando un libro de cuentas donde la información sea clara y precisa. Esto implica la aplicación de una serie de procedimientos.

Si queremos que este 2016 podemos gestionar mejor nuestra facturación, veamos algunos puntos que debes tener en cuenta.

1. Automatiza y ahorrarás tiempo

Lo primero es tener claro que no tienes obligación de estar creando una factura desde cero cada vez que vayas a crear una factura para un cliente.

No es necesario que utilices un Excel como plantilla para elaborar tus facturas, ya que es muy probable que por pura inercia acabes cometiendo algún error en algún dato, como la fecha de la factura o el código.

Todo lo que no está automatizado es susceptible de un fallo humano.

La mejor opción para automatizar la tarea de facturar siempre a los mismos clientes, en lugar de tener que repetir los mismos datos o copiar y pegar, es utilizar un software de facturación en la nube donde hayas dado ya de alta a los clientes a los que sueles facturar.

2. Lleva tus facturas al día

Cuando disponemos de un programa de facturación, pero aún no nos hemos acostumbrado a utilizarlo, es normal que en algún momento se puedan alterar los procesos. Luego se descubre que alguna factura (especialmente las facturas recibidas) no se han introducido en el programa, con lo que al cabo de un tiempo nos damos cuenta de que no estamos al día. Si ese es tu caso, trata de introducir siempre las facturas recibidas en tu programa de facturación, de manera que siempre dispongas de todos los datos al día y no tengas que realizar tareas extra en los momentos decisivos, que luego lleva mucho más trabajo.

3. Permanece atento a los cambios de normativa

Si recuerdas, durante este pasado mes de julio de 2015 hubo un cambio de normativa que afectaba al IRPF y obligaba a efectuar algunos cambios a mitad de año. Permanecer informado de todas las obligaciones fiscales que tienes es muy importante, ya que el hecho de que las ignores no significa que tengas que cumplirlas.

Un buen asesor o gestor fiscal te mantendrá informado cuando éstas se produzcan, pero en el caso de que gestiones tú mismo la facturación de tu negocio, deberás permanecer al tanto de los cambios que pueda haber.

4. Descubre cómo mejorar el flujo de caja

Todas las empresas han de ser conscientes de que han de enfrentar cobros y pagos. A veces los cobros se retrasan y a veces los pagos también. En cualquiera de los casos, si eres autónomo o tienes un negocio no debes dejar pasar la ocasión para intentar mejorar tu flujo de caja y evitar que en ningún momento te halles con problemas para hacer frente a los pagos a los proveedores.

El establecimiento de fechas prefijadas de envío de las facturas y límites de pago puede ser una buena estrategia para asegurarte de que dispones siempre de la liquidez necesaria. Algunas empresas solicitan préstamos a entidades bancarias para disponer siempre de suficiente liquidez para llevar a cabo sus pagos.

5. Trata de aumentar tu facturación

Si dispones de un buen programa de gestión y un ERP con cuadro de mando, podrás efectuar comparaciones entre el 2014 y 2015 y ver en qué medida han influido tus decisiones en los resultados a final de año. Prestar atención a estos datos te ayudará a tomar mejores decisiones durante el nuevo año 2016.

Realizar esta tarea sin las herramientas adecuadas puede llevarte una gran cantidad de tiempo. Hoy dispones de sistemas en la nube que te permiten visualizar esta información de manera intuitiva y sencilla para que puedas elaborar informes y determinar líneas de actuación para este nuevo año de cara a aumentar la facturación.

No por el mero hecho de disponer de un programa de gestión en la nube y un ERP online vas a poder lograr aumentar tu facturación, pero desde luego tu percepción de tu negocio va a cambiar mucho, ya que ahora verás datos que no veías, lo cual cambia completamente tu perspectiva.

Podrás invertir más en aquellas áreas que mejor te han funcionado, ver la evolución de tus datos a lo largo de los meses, prever los períodos de menos ventas y ejecutar campañas y acciones de marketing para tratar de lograr más clientes durante este tiempo.

¿Has cometido errores en los procedimientos de facturación durante este pasado año? ¿Cómo crees que puedes mejorar? Comparte tu opinión con nosotros en los comentarios.