Puede que pienses que lo único que necesitas en realidad es un programa para hacer facturas. No quieres seguir haciéndolas manualmente con un Excel porque sabes que las probabilidades de equivocarte aumentan y te quita mucho tiempo. Quieres automatizar esta tarea, pero por otra parte, todavía no eres muy consciente de todo lo que supone empezar a trabajar con un software de facturación.

Hoy día, cuando hablamos de la red y de la nube, no estamos hablando simplemente de tener nuestros archivos de facturación en una aplicación web y ya está. Estamos yendo a un nivel superior. No hablamos ya simplemente de archivos (independientemente de que te puedas luego descargar tus facturas), sino de datos.

¿Por qué los datos son importantes?

Los datos son importantes porque te ayudan a tomar decisiones. Todas las empresas generan datos. ¿Cuánto has facturado este mes? ¿En qué porcentaje has aumentado o disminuido con respecto al mes pasado? ¿Y al año pasado? ¿Está creciendo tu negocio, o está decreciendo? ¿Cuánto margen de beneficio obtuviste al comprar X cantidad de productos? ¿Qué pasó cuando aumentaste la inversión? ¿Qué pasó cuando la disminuiste?

Toda esa información muchas veces pasa desapercibida para el pequeño empresario. Y no te das cuenta de que tener esos datos a mano y no simplemente en tu memoria te sería muy útil para tomar decisiones de un mes para otro en tu negocio, lo que repercutiría en la maximización de beneficios de tu empresa.

Ahora bien, aunque los datos sean importantes, por el mero hecho de acumular datos no vas a tener la información necesaria para tomar decisiones.

De los datos a la visualización

Los datos son meros números, que a través de un programa de facturación en la nube, podemos cruzar y acumular para que podamos disponer de información numérica fundamental.

Sin embargo, la visualización de datos supone dar un paso más allá. Se trata de hacer que toda esa gran cantidad de datos pueda resumirse en gráficos y cuadros de mando que te aporten información real y actualizada y más fácilmente interpretable.

La mayoría de los gerentes de las empresas no tienen tiempo de gestionar una gran cantidad de datos. Hace falta generar informes y conseguir que esos informes resulten comprensibles, que podamos extraer conclusiones a partir de ellos. Cuando hacemos eso, es posible tomar decisiones que resulten útiles para nuestro negocio.

¿Qué tipos de datos es importante visualizar?

Si tienes un negocio y un cierto número de clientes, quizás por ejemplo te interese saber qué porcentaje de tus beneficios te está aportando cada cliente. La mejor forma de ver esto es a través de un gráfico circular.

Si lo que quieres es ver cómo ha aumentado o disminuido tu facturación mes a mes, lo que necesitas es un diagrama de barras.

Si lo que deseas saber es cuánta inversión te cuesta conseguir cada cliente, los datos te mostrarán los costes de adquisición y el retorno de la inversión.

Cuando visualizas datos, puedes ver en un lapso de segundo cómo está yendo la marcha de tu negocio. Incluso puedes cruzar esos datos para llevar a cabo operaciones aritméticas que te van a ser útiles, como por ejemplo presentar tus declaraciones de IVA e IRPF, así como otros documentos fiscales.

¿En qué te ayuda la visualización de datos?

Los datos son útiles para elaborar informes que te ayuden a determinar qué acciones debes realizar en el futuro, de acuerdo con las tendencias y comportamientos que estás observando.

En función del tipo de datos de los que estemos hablando, existen muchos tipos de programas en la nube que nos pueden ayudar a procesarlos y visualizarlos. Hay programas que se enfocan exclusivamente en cuestiones de facturación y clientes, mientras que otros dan preferencia a otros aspectos, como los CRM o los cuadros de mando.

Lo cierto es que hoy día una empresa pequeña o mediana necesita disponer de programas de facturación integrales, donde no simplemente pueda realizar facturas, sino procesar datos que más tarde le servirán para la toma de decisiones y el enfoque de su estrategia de negocio.

¿Qué riesgos tiene dejar de lado la visualización de datos?

Si prefieres seguir utilizando métodos tradicionales para tomar tus decisiones, muy pronto vas a descubrir que no estás aprovechando todas las herramientas a tu disposición para conseguir tu objetivo de negocio.

Para empezar, te llevará mucho más tiempo desarrollar y generar informes que realmente te resulten útiles para poder tomar decisiones a corto plazo.

Por otro lado, las posibilidades de error cuando se desarrollan estas operaciones de forma manual son mucho más elevadas, con lo que no tendrás una fácil garantía de que tus números sean correctos.

Es mucho más fácil, económica y eficaz para tu negocio utilizar las herramientas IT a tu disposición para conseguir extraer información valiosa de los datos que se generan en tu empresa todos los días, desde productos que entran en tu almacén, hasta pedidos, gastos y facturas entrantes y salientes.

¿Eres consciente de la importancia de la visualización de datos en tu negocio? ¿Estás aprovechando las herramientas que tienes a tu disposición para conseguir tus objetivos de empresa?

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