¿Cómo empezar a facturar por primera vez?
Si eres autónomo y empiezas a facturar por primera vez, seguramente te vengan al principio muchas dudas. Tal vez no tengas claro cómo hacer una factura, si tiene que llevar o no retención, o algunas dudas comunes como facturar a una empresa en el extranjero o a otro autónomo.
Empezar a facturar no es complicado, pero es importante que desde el principio empieces a hacerlo con el método adecuado. Porque, aunque crear una factura en Excel o en Word puede parecerte fácil, en cuanto llegue julio de 2026 ya no podrás hacerlo así y tendrás que adaptarte a Verifactu, el nuevo Reglamento de Facturación exigido en España.
En este post vamos a explicarte qué debes tener en cuenta si vas a empezar a facturar por primera vez.
¿Qué tener en cuenta si voy a empezar a facturar por primera vez?
Como autónomo o empresa que vaya a empezar a facturar por primera vez, aquí hay algunos aspectos que debes tener en cuenta:
1. Factura desde el principio con un software adaptado a Verifactu
Queda menos de un año para que Verifactu sea obligatorio para todos los autónomos. No tiene ningún sentido ahora mismo registrarse o descargar un programa de facturación desactualizado que no se haya adaptado a Verifactu, ya que tendrás que cambiar de ERP antes del 1 de enero de 2027.
Hacer una migración de datos de un programa desactualizado a un ERP moderno puede ser tedioso y no siempre resulta sencillo. Para no perder tiempo, no hagas tus primeras facturas con Excel o con Word y luego ya veremos. Empieza a hacerlas ya con un software actualizado y homologado.
2. Infórmate sobre tus obligaciones de facturación
Unos tienen obligatoriamente que aplicar el IVA en sus facturas, como ocurre en determinados sectores, y otros tienen que aplicar el tipo general, el tipo reducido o superreducido, dependiendo del producto/servicio que se comercializa. Unos tienen que poner retención del RPF y otros no tienen que hacerlo porque facturan a particulares.
Tener claro cómo tienes que hacer cada factura es muy importante, porque si registras facturas erróneas, puedes cometer una infracción tributaria. Y, aunque no siempre la AEAT va a tratar de controlar absolutamente todo lo que haces, recuerda que con Verifactu va a ser más fácil que Hacienda se entere de cualquier anomalía, ya que no podrás borrar o modificar facturas sin que quede rastro.
3. Si vas a facturar a la UE, date de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios
Muchos autónomos que empiezan a facturar por primera vez no son conscientes de que para poder facturar a empresas en la Unión Europea y poder ahorrarse el IVA es necesario que ambas partes estén en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Si haces facturas sin IVA a empresas de la UE y no estás dado de alta en el ROI, puedes tener problemas con Hacienda.
4. No borres facturas: emite facturas rectificativas
A lo mejor has empezado a ser autónomo hace poco y empiezas a armarte un lío con los números de factura y las fechas. No hay una secuencia correcta en tus libros de facturas y te has malacostumbrado a borrar facturas cuando cometes errores, en lugar de emitir una factura rectificativa.
Recuerda que, como antes se apuntaba, con Verifactu va a quedar un rastro de todas las facturas que crees, por lo que no es conveniente borrar facturas. Debes emitir facturas rectificativas siempre que sea necesario para evitar cualquier error.
5. Ten claro el régimen de IVA e IRPF en el que estás
A lo mejor no tienes obligación de presentar el modelo 130 de pagos fraccionados del IRPF, ya que haces más del 70 % de tus facturas con retención. O tal vez no sea ese tu caso y así que debas presentarlo, pero en cualquier caso, debe quedar clara tu condición en el modelo 036, de modo que no caigas en ningún incumplimiento normativo.
Por otra parte, también debes tener claro cuál es tu régimen del IVA, si estás en el régimen general, simplificado (módulos), con recargo de equivalencia o en el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca. Depende del régimen al que estés acogido como autónomo o pyme, deberás presentar las correspondientes declaraciones tributarias. En muchos casos, puede ser que necesites un asesor fiscal para tener claro en qué régimen te corresponde estar.
Factura por primera vez con un software fiable
¿Qué datos tiene que llevar una factura de manera obligatoria? ¿Está bien hecha mi factura? Muchos se hacen continuamente estas preguntas porque hacen las facturas manualmente, a través de una hoja de cálculo o de una plantilla en Word.
Pero esto suele ser problemático, aparte de que como hemos apuntado, ya no va a ser posible con Verifactu. Ni Excel ni Word pueden garantizar la numeración correlativa, ni el código hash o huella única de cada documento que exige la ley, por lo que ya no será válido.
Si te has dado de alta como autónomo hace poco y quieres empezar a crear tus primeras facturas, nuestro consejo es que empieces de manera sencilla con myGESTIÓN. Tienen dos planes: uno más sencillo (pero con todo lo necesario para cuando comiences a factura); y un plan más avanzado para pymes de mayor envergadura. Podrás crear facturas personalizadas, con tus datos y tu propio logotipo y tener la seguridad de que incluyen todos los datos imprescindibles antes de enviarlas.
Además, facturar con un ERP te permitirá cumplir con todas las obligaciones de facturación y evitar problemas legales en los próximos años.