¿Qué es un controlador de stock y cuáles son sus funciones?

junio 30, 2022 0 Por Ricardo Toral

controlador de stock

El controlador de stock, también llamado Jefe de control de stock, es una figura clave en muchas tiendas de retail. La buena gestión de inventario es clave para poder ofrecer un buen servicio, conseguir que los artículos lleguen rápido al cliente y tener garantizada su disponibilidad.

La figura del control de stock es esencial para los eCommerce, ya que ellos son los principales responsables de que un producto se haya agotado y no poder servirlo al cliente en el tiempo y forma adecuados. Se trata de un responsable que tiene una gran incidencia en la compra de mercancías. Además, en medio de un escenario caracterizado por la inmediatez de Internet, su papel es cada vez más relevante.

¿Qué es una controladora de stock?

El controlador de stock, o responsable de la gestión de almacén, desempeña un papel clave para la supervisión de las mercancías en las empresas. Si se produce una rotura de stock (es decir, que la empresa no pueda servir los pedidos por falta de stock), es el principal responsable de que se haya llegado a esta situación.

Las empresas deben ser previsoras, teniendo en cuenta que las ventas se pueden disparar en un momento dado por diversas razones. Hay momentos en los que la demanda de un producto se eleva enormemente de manera imprevista. Hay épocas en las que podemos prever que habrá una mayor necesidad de mercancías, como la Navidad o las Rebajas.

En cualquier caso, el responsable de almacén y controlador del stock deberá asegurarse de que la empresa cuenta con un stock mínimo de artículos para poder abordar la operativa en el día a día.

Funciones del controlador de stock en una empresa

Las funciones de un controlador de las mercancías son las siguientes:

  • Llevar la gestión de inventario
  • Planificar la adquisición de mercancías.
  • Llevar el control del stock activo, es decir, las mercancías que deben hacer frente a la demanda habitual de tu negocio.
  • Tiene también la responsabilidad de gestionar el stock neto. No todas las unidades que hay en tu almacén son utilizables ni reflejan tu stock real, ya que algunas pueden estar reservadas o forman parte de tu stock de emergencia.
  • Gestionar los costes de almacén.
  • Organizar las mercancías en el almacén.
  • Si hablamos de una empresa de tamaño mediano, organizar el departamento de Almacén.

Prevenir los riesgos de que se produzca una rotura de stock.

Cómo llevar un control de existencias eficaz

Hace años el responsable de stock utilizaba una hoja de inventario, o llevaba el control de stock en Excel de forma manual. También a veces se llevaba la gestión de almacén en Access, u otros programas de gestión de base de datos o herramientas a medida. Su función era anotar en dicha base de datos cada vez que se producía una venta para mantener el inventario actualizado.

Lo cierto es que hoy día este tipo de operaciones manuales presenta diversos problemas, ya que las empresas no están preparadas para abordar los retos que supone la venta por medios digitales. Es necesario apostar por la automatización en la gestión de stock, de forma que mucho antes de que se agoten las mercancías, se haya enviado ya una orden de compra al proveedor para hacer un nuevo envío de stock.

Además, los inventarios deben actualizarse en tiempo real, tanto si se producen las ventas en una tienda física como a través de nuestro eCommerce. Es necesario también que dispongamos de datos agregados, y no dos bases de datos distintas para la tienda online y la tienda física. Esto es algo que se puede hacer con un conector ERP ecommerce.

Aunque hay muchas plantillas de inventario en Excel que se pueden usar, nosotros NO te recomendamos hacerlo de esta forma. Perderás mucho tiempo, y lo que es peor, te darás cuenta enseguida de que perjudica a tu productividad e implica numerosos problemas. Necesitas que tu inventario esté conectado con tu TPV y con tu tienda online para que se actualice en tiempo real. De este modo, si alguien hace un pedido en cualquier momento, dispondrás de un dato actualizado de existencias y no tendrás que devolver el dinero a tu cliente o retrasar el pedido si no tienes stock.

El mejor sistema para controlar tu inventario

Si eres controlador de stock en una PYME, un negocio del sector Retail o un eCommerce, necesitas un sistema de gestión de inventario eficaz. Es imprescindible ahorrar tiempo, automatizar procesos como la compra de existencias recurrentes o la actualización de las mercancías en tiempo real.

El software de gestión myGESTIÓN incluye las funcionalidades que necesitas para un buen control de inventario. Podrás establecer stocks mínimos y máximos, tener tus precios y catálogo sincronizados con tu tienda online, controlar números de serie, lotes y caducidad de productos y realizar informes de inventario personalizados según tus necesidades.

Si aún no cuentas con un sistema de gestión de inventario eficaz, date de alta en myGESTIÓN. Se trata de una herramienta ERP en la nube, con todo tipo de funcionalidades para la gestión de tu tienda. Podrás llevar a cabo fácilmente la migración de tus datos de forma fácil y dispondrás de TPV mostrador y conector ERP tienda online para que tu stock esté siempre actualizado.