Cómo implementar un software de gestión sin perder la cabeza
Desde la pandemia de la COVID, la transformación digital es el concepto del que todos hablan en el colectivo empresarial de pymes y autónomos. Esta pretende modernizar los métodos de trabajo de empresarios y profesionales para su adaptación al entorno actual. Muchos y muchas ya lo hacen, pero todavía hay un elevado porcentaje de negocios anclados en el papel y en procedimientos manuales. Para lograr la digitalización total de pymes y autónomos, se han puesto en marcha varios mecanismos y programas como el Kit Digital, que pretende subvencionar esta inversión en transformación digital. Sin duda, una de las áreas que necesita más atención son los procesos de gestión como la facturación, la logística o la contabilidad. Estos procesos son llevados a cabo por un software de gestión, que es una de las herramientas prioritarias al digitalizar y modernizar una empresa.
¿Para qué sirve un software de gestión?
Un software de gestión es un programa informático destinado a cubrir todos los procesos empresariales de cualquier área de la empresa. Un buen programa de gestión no sólo resuelve procesos elementales como el registro de clientes o la emisión de facturas. También apunta a otras operaciones más complejas como el control automático del stock, el seguimiento de las acciones de marketing.
Depende de lo que busques y tu actividad empresarial requiera, tendrás software de gestión -también llamados ERP- más sencillos o avanzados. Con avanzados no hablamos de complejos, sino de que tienen la capacidad de resolver todo tipo de procedimientos.
Cómo implementar un software de gestión paso a paso
Antes de elegir el programa final que trabajara con tu negocio, debes hacer un profundo estudio de mercado de todas las soluciones que pueden encajar con tu negocio. No sólo con el sector o especialización del software, sino también la adaptabilidad del mismo a tu actividad. Por ejemplo, en función del volumen de trabajo o del tamaño de la plantilla. Cuando hayas valorado todos los factores que afectan al proceso de selección de un software de gestión, estos son los pasos para instalar una solución de gestión empresarial:
- Definición de objetivos: identificar la meta a la que quieres llegar o qué áreas quieres mejorar con la herramienta es el primer ladrillo sobre el que se cimentará el proyecto. Establece unos objetivos específicos que deseas lograr con el software de gestión y define los requisitos funcionales y no funcionales.
- Búsqueda de software: las opciones que tienes a tu disposición en el mercado son amplias y diversas. No sólo en el aspecto de costes y precios del software, sino también en las funcionalidades. Debes tener en cuenta también otros aspectos como la escalabilidad, facilidad de uso o la asistencia técnica.
- Proyecto e infraestructura: crea un equipo para la implementación del programa de gestión y desarrolla un plan de acción. Es decir, fija unas tareas específicas, responsabilidad o fechas de implementación del proyecto.
- Configuración y parametrización: los software de gestión empresarial tienen características diversas que se adaptan a todo tipo de negocios. Personalizar y configurar el software a la medida del tuyo es vital una vez te hayas decidido por la herramienta en cuestión.
- Migración o volcado de datos: traspasa todo tu histórico de datos (clientes, productos, facturas, etc.) al nuevo sistema de gestión. Además de ser necesario en caso de inspección tributaria para el caso de las facturas, tendrás todo el historial de compras y ventas de tus clientes o artículos. Te recomendamos que busques un software que cuente con un sistema de importación de datos sencillo, con plantillas Excel o similar.
- Capacitación y formación: aunque la mayoría de herramientas son intuitivas al trabajar con ellas, los empleados requieren un proceso de adaptación y aprendizaje. Asegúrate de que comprendan cómo utilizar todas las funciones relevantes y cómo el sistema mejorará su eficiencia diaria. De hecho, la formación anticipada reduce la resistencia al cambio, así que comunícales en todo momento sobre el proceso y proporcionales una información que se ajuste a sus demandas y capacidades.
- Análisis de resultados: cuando esté todo el proyecto implementado, hay que revisar y monitorizar el nuevo flujo de trabajo. ¿Ha aumentado la productividad? ¿Se han reducido los procesos de trabajo manuales? ¿El software de gestión es una ventaja o un lastre para los trabajadores? Las respuestas a estas preguntas no las obtendrás al día siguiente de trabajar con el software. Debes ser paciente y analizar el rendimiento de la herramienta y cómo tus trabajadores son capaces de manejarla. Recopila opiniones y comentarios de clientes o trabajadores y realiza ajustes según el feedback que tengas.
¿Qué tipo de software de gestión debo implementar?
La elección del software de gestión juega un papel fundamental en la optimización de los procesos empresariales. A la hora de decidir entre un software de gestión de código abierto o cerrado, online u offline o de determinar los módulos específicos necesarios, es esencial considerar una serie de factores. Cada opción tiene sus propias ventajas y limitaciones, por lo que evaluar cuidadosamente estas variables garantizará una elección que se alinee de manera efectiva con las necesidades y metas de tu empresa.
Código Abierto vs. Cerrado
El un programa empresarial de código abierto ofrece flexibilidad y personalización, ideal para negocios con necesidades muy concretas y específicas, aunque puede requerir de más recursos técnicos (servidores, personal especializado, desarrollos a medida, etc.). En contraste, el software cerrado brinda estabilidad y soporte, siendo más fácil de implementar, pero con menos flexibilidad.
Online vs. Offline
La elección entre una solución en la nube y una instalada localmente depende de la movilidad que tu personal y tú mismo. El software en la nube proporciona acceso remoto y actualizaciones automáticas, pero depende de la conexión a Internet. Por otro lado, la instalación local garantiza el control total y funciona sin conexión, aunque implica mayores costes de mantenimiento.
Módulos Específicos
Considera los módulos adicionales que se adapten a las necesidades de tu negocio, como contabilidad, fabricación, conexión con eCommerce o recursos humanos. Estos módulos específicos pueden marcar la diferencia en la eficiencia y la gestión integral de tu empresa.
En última instancia, la elección del software debe basarse en las particularidades de tu negocio, tomando en cuenta factores como la complejidad operativa, presupuesto y proyecciones a largo plazo. Un análisis cuidadoso de estas variables te permitirá seleccionar la opción que mejor se ajuste a las necesidades únicas de tu empresa, asegurando una implementación exitosa y una gestión eficiente.