¿Cuáles son los mejores software de gestión para tu empresa?

Un software de gestión es la solución definitiva para el ahorro de costes, la automatización de procesos y la mejora de la comunicación interna de la empresa. Antes de implementar un ERP en tu negocio es necesario analizar qué programa te conviene más dentro de toda la oferta disponible. Dentro del sector de las herramientas de administración empresarial hay mucha variedad y competencia, por lo que no te será fácil elegir uno. Precisamente por esto estamos redactando este artículo, donde vamos a mostrarte 5 de los mejores software de gestión empresarial, para que tomar esta decisión te resulte más sencillo.

¿Qué debes buscar en un programa de gestión para empresas?

Aunque hemos dejado fuera del ranking a programas tan conocidos como Holded, hemos dejado aquellas herramientas que, como expertos en soluciones de gestión empresarial, nos han resultado más completas tras probarlas. Además, aclarar también que se han excluido los software más avanzados y complejos que utilizan las multinacionales y grandes compañías y se han dejado los que están enfocados en pymes y autónomos.

Los programas de gestión que hemos analizado son: SAP, myGESTIÓN, SAGE, DistritoK y Microsoft Dynamics. El equipo de redacción de este blog ha contactado directamente con los proveedores y partners para ampliar información sobre precios, productos y funcionalidades.

¿Qué puntos o características se analizan de cada programa?

Antes de avanzar al análisis exhaustivo de cada herramienta, vamos a explicarte qué características han sido las tenidas en cuenta para incluir a estos programas de gestión empresarial como los mejores para negocios pequeños y medianos:

• Tipo de servicio: hay dos tipos de servicios, los SaaS y la compra de licencias. El primero viene del termino anglosajón software as a service, programa como servicio, es decir, de pago por uso. La otra opción es la adquisición o alquiler de licencias, donde la solución se compra de por vida o se alquila por un periodo mínimo de tiempo y suele instalarse on-premise. La mayoría de soluciones dentro de este listado, como comprobarás, es SaaS. Es la mejor opción porque ofrece un servicio mucho más completo que el local, ya que incluye servidores, mantenimiento o la creación de copias de seguridad del sistema.
• Precio: dentro del coste de cada solución, entran en juego el coste de las licencias, el precio mensual de la aplicación, migraciones, soporte técnico, mantenimiento o la cuota de alta.
• Implementación: dentro de este punto, hemos tenido en cuenta la duración de la puesta en marcha, el coste de la misma o las importaciones de datos.
• Coste de mantenimiento: si el software cuenta con una cuota de mantenimiento mensual/anual, cuota de soporte técnico o de creaciones de copias de seguridad.
• Soporte: no es demasiado habitual que los proveedores incluyan planes de soporte o asistencia técnica en sus cuotas estándar. En este punto te indicamos si la aplicación tiene soporte incluido y cuáles lo ofrecen como un servicio adicional.
• App móvil: de igual modo que con el soporte técnico, las aplicaciones móviles no suelen ser algo estándar en los software de gestión. Te aclaramos qué programas tienen app móvil, cuáles no y si tienen un coste adicional por su uso.
• Modalidad: si es un programa cloud u online -accesible desde la nube- u offline -instalado en local en los propios servidores de la empresa-.
• Copia de seguridad o backup: depende de la modalidad de la solución, las copias de seguridad no suelen ser un servicio que siempre se incluya al contratar una herramienta de gestión. Aquí especificamos si las copias están incluidas, hay que pagar un cargo adicional o se incluyen dentro de otras cuotas -como la de mantenimiento, por ejemplo-.
• Parametrizaciones: algunas aplicaciones son estándar y no permiten realizar modificaciones o personalizaciones sobre lo que ya está hecho, en función de la empresa que lo utilice.
• SAT: uno de los módulos verticales por excelencia, el Software de Asistencia Técnica para empresas de reparaciones y mantenimientos.
• Conexión con tiendas online: una de las necesidades de miles de empresas, tanto para el comercio al por mayor como para el sector minorista. La conexión con un eCommerce permite vincular y sincronizar la información entre la tienda y el software de gestión. De esta forma, se consigue la centralización de toda la información relativa a las ventas (clientes, pedidos, stock y facturas) dentro de una sola plataforma.
• Terminal Punto de Venta: para la emisión de tickets, devoluciones, vales o tickets regalo dentro de una tienda física. El Software TPV es prácticamente obligatorio para cualquier local comercial.
• Producción y Fabricación: otro de los módulos que son necesarios para fabricantes y empresas de manufactura. Posibilita el registro de los recursos -materias primas, humanos o maquinaria-, procesos y órdenes involucrados dentro del proceso de producción.
• Trazabilidad: es el rastro que deja el producto a lo largo de la cadena de suministro. Por ley, en algunos artículos es obligatorio llevar este seguimiento. Por ejemplo, productos alimenticios, cosméticos, fármacos, bebidas… que tienen que llevar asociado un número de lote y una fecha de caducidad por si el producto presenta alguna incidencia.
• API: para conectar el programa de gestión con otras aplicaciones de terceros. Por ejemplo, para ‘engancharlo’ al catálogo de venta, CRM, herramientas de e-mail marketing o de logística.
• Formación: la posibilidad que ofrece el proveedor en capacitar al personal que vaya a utilizar el sistema. Algunas empresas lo ofrecen de forma gratuita, en otras es un servicio de pago y otras lo incluyen dentro de la cuota de alta, puesta en marcha o servicio previo de consultoría.

¿Cuáles son los software de gestión más utilizados?

SAP Business One

SAP es uno de los ERP más utilizados en el mundo entre las grandes empresas. Casi 1 de cada 4 macroempresas en el mundo cuentan con este sistema para gestionar las diferentes áreas de la compañía. Es la elegida por muchas compañías que cotizan en bolsa y que necesitan de una gestión integral y detallada de sus finanzas.

• Tipo de servicio: SaaS/On-Premise.
• Precio: en el caso del pago por licencias, 2.700 euros por usuario Profesional (acceso sin limitaciones y mínimo una de estas) y 1.400 euros por acceso único a un módulo (Financiero, Logístico, CRM). En el caso del pago por uso en la versión cloud, en torno a 40 euros/mes por usuario.
• Tiempo y coste de implementación: en función de la estructura y parametrizaciones que necesite la empresa, se puede acortar o alargar. De media, el periodo de implementación del software es de 3 a 6 meses. En algunos casos, puede prolongarse hasta los 12 meses. Coste: entre 10.000 y 35.000 euros.
• Coste de mantenimiento: se calcula a partir de un porcentaje de las licencias adquiridas. En torno a un 10-20% del coste de las mismas.
• Soporte: gratuito el primer año. Luego se pueden contratar diferentes planes de soporte según las necesidades de cada empresa.
• APP: Sí.
• Online/offline: ambas.
• Backup: sí, almacena copias de seguridad que deben ser configuradas por el administrador o la persona encargada de hacer la instalación.
• Parametrización: sí.
• SAT: Sí, a través de uno de sus partners.
• Conexión con tiendas Online: se puede integrar con diferentes plataformas. Coste del conector: 150 euros aproximadamente.
• TPV: Sí.
• Producción: Sí.
• Trazabilidad: Sí.
• API: Sí.
• Formación: no incluida. Son los partners de la compañía los encargados de impartir estos cursos y tienen coste adicional (a presupuestar).

¿Cuánto cuesta SAP Business One?

Es complicado dar una respuesta única porque, en función de las necesidades de cada compañía, los costos de implementación, mantenimiento o licencias pueden variar. Imaginemos que vamos a contratar un total de 5 usuarios, sólo uno de ellos con acceso profesional y el resto con acceso único a un módulo. Todo ello de forma on-premise, es decir, instalado en los servidores de la oficina. ¿Cuál sería el coste total si elegiéramos SAP Business One?

Si hacemos los cálculos basándonos en los datos indicados arriba, sólo en licencias son 8.300 euros. A este importe hay que sumarle el coste de la implantación y consultoría del software, 20.000 euros -precio aproximado-. El coste por implementar SAP Business One en esta empresa sería un total de: 28.300 euros.

*Este precio no incluye el tiempo de formación que necesitan los empleados para trabajar con SAP ni el mantenimiento del ERP.

Por lo tanto, si nos decidiéramos por la versión Cloud, en lugar de los 8.300 euros de las licencias, habría que abonar desde 300 euros mensuales por el uso del software -sin incluir tampoco mantenimiento ni formación-.

myGESTIÓN

myGESTIÓN es el software de gestión online preferido por las PYMES. Asentado en el sector desde hace casi dos décadas, este ERP cuenta con módulos para gestionar todas las áreas de la empresa: gestión de clientes, contactos y proveedores; almacén (control de stock, multi-almacén, atributos, lotes y caducidad…); Contabilidad Avanzada; conexión con tienda Online (Prestashop, WooCommerce, OpenTiendas, etc.); SAT (Servicio de Asistencia Técnica) o CRM.

• Tipo de servicio: SaaS.
• Precio: desde 14,95 euros mensuales.
• Tiempo y coste de implementación: el proceso de puesta en marcha es de 1 semana, aproximadamente. Coste: gratuito.
• Coste de mantenimiento: no. Todas las actualizaciones que se realizan en el programa están incluidas en la cuota mensual.
• Soporte: gratuito y multicanal -Vía telefónica, chat online, sistema de tickets y acceso remoto-.
• APP: Sí.
• Online/Offline: Online.
• Backup: Sí.
• Parametrización: Sí.
• SAT: Sí.
• Conexión con tiendas online: con Prestashop, WooCommerce y cualquiera plataforma a través de la API.
• TPV: Sí.
• Producción: Sí.
• Trazabilidad: Sí.
• API: Sí.
• Formación: curso de formación gratuito y online. Para formaciones personalizadas, se pueden contratar en cualquier momento en paquetes de 5 horas (a presupuestar).

Sage 200cloud

SAGE es una multinacional inglesa especializada en soluciones tecnológicas aplicadas al entorno empresarial. El software de SAGE, Sage 200cloud, es la evolución natural de Sage Murano, ERP online que se adapta desde microempresas hasta compañías de más de 100 empleados.

• Tipo de servicio: SaaS.
• Precio: desde 200 euros/mes.
• Tiempo y coste de implementación: depende de las parametrizaciones a realizar el tiempo gira en torno a 1-3 meses. Coste: entre 2.500 y 4.000 euros.
• Coste de mantenimiento: Sí, 10-15% de las licencias adquiridas.
• Soporte: la versión Standard cuenta con soporte vía e-mail y chat; la versión Extra añade la asistencia telefónica.
• APP: No.
• Online/Offline: Ambos.
• Backup: Sí.
• Parametrización: la versión Standard no lo permite. La versión extra sí.
• SAT: Sí, a través del partner.
• Conexión con tiendas online: con la plataforma Prestashop. Coste del conector: desde 1.500 euros.
• TPV: Sí, aunque es un producto o módulo extra que se debe contratar adicionalmente. Precio: desde 100 euros.
• Producción: Sí.
• Trazabilidad: Sí.
• API: Sí.
• Formación: No, aunque se pueden contratar con coste adicional.

DistritoK

Esta empresa gallega comercializa un software in-house que cuenta con la confianza de 4.500 empresas en España. El software de gestión de DistritoK es un ERP modular que se puede parametrizar y diseñar a medida de las necesidades de cada empresa. Algunos de los inconvenientes más notable que nos encontramos son la necesidad de pagar adicionalmente una versión para dispositivos móviles y que sólo permite integrar tiendas online alojadas en la plataforma Prestashop.

• Tipo de servicio: On-Premise.
• Precio: 800-1.000 euros por licencia.
• Tiempo y coste de implementación: 1-3 meses. Coste: incluido en el precio de las licencias.
• Coste de mantenimiento: sí, según las licencias adquiridas -en torno al 20% del coste de las mismas-.
• Soporte: incluido en la cuota de mantenimiento.
• APP: Sí, aunque conlleva un coste adicional (700-800 euros).
• Online/Offline: Ambas.
• Backup: incluido en la cuota de mantenimiento.
• Parametrización: Sí.
• SAT: Sí.
• Conexión con tiendas online: solo con Prestashop (coste adicional).
• TPV: Sí, es un módulo extra que hay que contratar adicionalmente. Coste: en torno a los 600 euros.
• Producción: Sí.
• Trazabilidad: no, pero se puede integrar con coste adicional.
• API: Sí.
• Formación: incluidas algunas horas de formación al adquirir las licencias. Para una formación más completa, se deben adquirir de forma adicional.

Microsoft Dynamics 365 Business central

El ERP de la compañía creada por Bill Gates es otro de los ERP preferidos por las macroempresas a nivel mundial. Microsoft Dynamics 365 Business Central es la evolución Microsoft Dynamics NAV, con pequeñas diferencias. Una de las más notables diferencias es la capacidad que tiene Business Central de integrarse con el resto de soluciones de Dynamics 365. Además, Business Central es un ERP diseñado para adaptarse a cualquier dispositivo móvil -tableta, smartphone u ordenador-, característica que no tenía el antiguo Dynamics NAV.

• Tipo de servicio: SaaS.
• Precio: suscripción mensual desde 200 euros por usuario/mes.
• Tiempo y coste de implementación: 2 meses aproximadamente.  Coste: 12.000 euros.
• Coste de mantenimiento: incluido en la cuota mensual. En función del partner encargado de la instalación y de las necesidades de la empresa, el coste puede verse alterado.
• Soporte: diferentes planes de soporte en función de las necesidades de la empresa. Tiene coste adicional.
• APP: Sí.
• Online/Offline: Online.
• Backup: Sí.
• Parametrización: Sí.
• SAT: Sí, pero a través del partner.
• Conexión con tiendas online: sí, con coste adicional.
• TPV: Sí, a través del partner.
• Producción: Sí.
• Trazabilidad: Sí.
• API: Sí.
• Formación:  sí, incluida en el precio de implementación. Esta formación es básica y para un aprendizaje completo de la herramienta se han de adquirir cursos de formación adicionales.

¿Cuánto cuesta Dynamics 365 Business Central?

Hay muchos factores a tener en cuenta a la hora de adquirir un software como Dynamics 365 Business Central. El precio final varía notablemente en función de las personas que vayan a gestionarlo y las necesidades o requisitos de cada empresa. Por ejemplo, si se requiere un módulo de servicio de asistencia técnica (SAT) para mantenimientos, reparaciones de productos, etc. el precio de Dynamics 365 Business Central el costo del software será mayor que si no lo necesitamos.

Siguiendo la estructura de empresa del ejemplo de SAP Business One, queremos que el software online cuente con el acceso de 5 usuarios. Sólo uno de ellos con acceso completo a todos los módulos (177,10 euros/mes); dos para el departamento comercial (97 euros/mes); y otros dos con acceso a las operaciones comerciales (160,20 euros/mes). A este importe hay que sumarle el precio de implementación del software, unos 12.000 euros apróximadamente.

Entonces, ¿cuál sería el precio final de Dynamics 365 Business Central? 691,50 euros/mes más el coste de implantación y consultoría del software: 12.000 euros.  Además, si se opta por una formación completa del programa para los trabajadores, el precio puede incrementarse.

Otras alternativas de software de gestión

Se han valorado otro tipo de software que no se han incluido en este artículo por diferentes motivos. Por ejemplo, por no contar con versión online, por estar dirigidos sólo para determinados sectores o por no disponer de las funcionalidades mínimas. Por ejemplo, otras que no hemos incluido en este artículo, como Holded, Expensify o FacturasCloud.

Esperamos que este post te haya resultado de ayuda en la búsqueda del mejor software de gestión para tu empresa. Como complemento a este post, te recomendamos leer las ventajas de un software de gestión online. Si tienes cualquier duda del artículo, puedes escribirlo en los comentarios.

**Los precios que se indican de cada software han sido consultados directamente con el proveedor del programa o a través de alguno de sus partners oficiales. En los ejemplos que falta o se omite información sobre algún producto recomendamos directamente informarse a través del proveedor.