Qué debes saber antes de elegir un software de almacén

septiembre 30, 2022 0 Por Ricardo Toral

software de almacén

Cualquier eCommerce o tienda física al por menor gestiona cientos o miles de productos a diario en el inventario. Para poder administrar ese volumen de datos es necesario un software de almacén que ayude a simplificar y agilizar procesos de gestión. Una herramienta de control del almacén, ya sea para artículos físicos o incluso para servicios, permite aplicar precios o tarifas especiales a cada venta/cliente/producto, controlar el stock, añadir códigos de barras, lotes y caducidades o números de serie.

En este artículo explicamos todas las características de un buen programa para gestionar el inventario. Además, conoce qué debes tener en cuenta antes de decantarte por una de las muchas opciones que hay en el mercado. Lo más importante es que sea un programa online, que permita acceder desde cualquier lugar y, además, multidispositivo, es decir, que sea accesible desde tabletas, smartphones u ordenadores móviles.

¿Para qué sirve un software de almacén?

Independientemente del volumen de facturación y del flujo de productos del negocio, un software de gestión de almacén o SGA simplifica los procesos de administración y organización del inventario. Sintetiza la información y reduce la carga de trabajo del personal que trabaja en la cadena de suministro. La herramienta participa en el control de entrada del producto, en el proceso intermedio de preparación de la mercancía y en la fase de entrega y servicio postventa.

En la fase de entrada se registra el albarán o la factura de compras y las existencias de cada uno de los artículos que se van a almacenar. Durante la segunda etapa, se controla el stock actual o físico, el pendiente de recibir y de servir (stock neto y disponible) o las tallas y colores almacenados en cada tienda o local. Por último, en la tercera etapa de entrega y garantía del artículo o servicio, el transporte, la trazabilidad o la gestión de garantías de los productos facilitan el proceso de devoluciones.

La participación de la herramienta de gestión de almacén en estas tres etapas se traduce en eficiencia en la gestión empresarial. El cumplimiento de los plazos en la entrega de pedidos o un eficaz servicio postventa se consiguen con una buena organización. Es imposible llevar el control de stock o las tarifas de cada cliente en un Excel o de manera manual con papel y boli.

Imagina que un cliente compra un artículo del que no había stock, pero no se advertía de ello en la web. Este es uno de los mayores problemas a los que puede enfrentarse una tienda online con un efecto tremendamente negativo en los clientes. La entrega del artículo se hará fuera de los plazos preestablecidos, si es que el producto no está descatalogado. Esta situación provoca descontento y, casi con toda seguridad, la pérdida del cliente. Además del tiempo gastado en contactar con el cliente e informarle de la situación, que conlleva una carga de trabajo adicional y que podría ser completamente evitable.

¿Qué debes tener en cuenta de un software de gestión de almacén?

Hay muchos software o sistema de gestión SGA y miles de proveedores, tanto nacionales como internacionales. Si estás en la búsqueda y análisis de programas o si quieres cambiar el actual, debes tener en cuenta que el sistema:

  • Software de almacén online: no elijas un programa instalado en local (en los servidores de la oficina). El acceso desde la nube permite integrar el trabajo de los comerciales o transportistas. Además, si no funciona el Internet de la tienda o el almacén, siempre se puede acceder desde el móvil.
  • Control de stock avanzado: que te permita tomar el mando de las existencias de tus almacenes. Consulta las unidades disponibles en cada tienda, los pedidos pendientes de recibir o de servir. Si tienes una tienda online, el almacén del eCommerce y de la tienda física deben estar conectados en tiempo real.
  • Cadena de suministro: desde la entrada del producto en el almacén hasta la entrega final y garantía de venta al cliente. El software debe integrar la compra, almacenaje y venta de cada artículo.
  • Analítica e informes del inventario: bien a través de informes o de gráficos y totales sobre un cuadro de mando. La visualización de estadísticas de artículos más vendidos o conocer los clientes que más compran, son datos que ayudan a mejorar la estrategia de ventas de la empresa.
  • Gestión de productos o servicios avanzada: algunos artículos requieren de asociar un lote, número de serie o una talla. No todos los programas tienen estas funcionalidades, por lo que infórmate bien antes de contratar.

Muchas de estas tiendas online optan por el dropshipping, modelo en el que se rechaza el almacenaje propio y donde se externaliza este servicio a los proveedores o una empresa de logística. Incluso si esta es la estrategia a seguir, el software puede llegar a proporcionar múltiples ventajas. ‘Transformar’ un pedido de cliente en un pedido a proveedor, acceder al historial del circuito de compra-venta o la obtención de estadísticas son muy beneficiosas para el modelo de dropshipping.