¿Qué software necesita una empresa de servicio técnico?
Una empresa o departamento SAT (Servicio de Asistencia Técnica) que gestione cientos o miles de incidencias al año no puede hacerlo en papel o con herramientas básicas como Excel o Word. El avance y desarrollo en software para empresas de servicio técnico hace que estos programas sean útiles y eficientes para este sector.
Si buscas un software de este tipo para tu negocio, necesitarás que cuente con unas características en concreto para la gestión diaria de reparaciones y/o mantenimientos. Vamos a contarte qué funcionalidades tienen este tipo de programas.
¿Es necesario un software para un negocio de servicio técnico?
Para empresas de tamaño mediano y grande, definitivamente, sí. Una compañía como Fnac o Movistar con millones de incidencias y miles de técnicos en plantilla necesita un software fiable con el que puedan llevar a cabo esa gestión. Aunque cuenten con varias áreas o secciones dentro del mismo servicio técnico, el software debe poder integrarlos a todos sin que unos interfieran en la tarea de los otros.
Si lo trasladamos a otro negocio radicalmente más humilde, quizá se pueda pensar que todavía el papel o el bolígrafo funcionen. Si empezamos por sólo el ahorro que supone digitalizar toda la gestión, seguro que empiezas a desconfiar. La firma digital de las órdenes de trabajo o reparaciones, además del beneficio económico, dan aspecto a cualquier negocio no de estar a la vanguardia, pero sí por lo menos de ser competente.
Se registran los clientes; los artículos, instalaciones o inmuebles de cada uno de ellos; y, por último, los avisos, órdenes de trabajo y mantenimientos preventivos o correctivos. Acceso al historial de reparaciones del cliente, artículos con más incidencias en el tiempo o las horas que emplean los trabajadores en sus labores de servicio técnico son sólo algunos de los datos que ofrecen este tipo de software en tiempo real.
Veamos qué ventajas tiene un programa para una pyme o departamento técnico:
Ventajas de un software SAT para la gestión empresarial
Esta herramienta está enfocada en empresas de diferentes tamaños y sectores. No hay por qué esperar a tener más de 50 técnicos y comenzar a recibir quejas por los plazos o la falta de atención al cliente. Para un departamento o empresa pequeña que cuente con poco personal en plantilla resulta eficiente y cómodo al agilizar muchos procesos. Vamos a ver qué gestiones puede llevar a cabo una empresa de servicio técnico con un programa SAT:
1. Avisos
La posibilidad de que los clientes puedan dar de alta de manera autónoma las incidencias relacionadas con los productos o instalaciones a reparar, ahorra una enorme cantidad de trabajo para el personal de gestión del Servicio Técnico. Normalmente, es el usuario el que reporta la incidencia por correo o teléfono. En cambio, con una herramienta informática para servicios técnicos es el cliente el que accede a la web y da de alta el aviso por su cuenta.
Depende de la empresa, esto puede resultar ineficaz (ya sabemos que hay muchos clientes quejicosos que dan de alta incidencias a la mínima). Casi todos los software habilitan esta función como opcional para que no sea obligatoria por defecto.
2. Órdenes de trabajo
Cuando el aviso está registrado, el siguiente paso es acudir a la reparación del artículo, equipo o máquina que presenta la incidencia o la revisión preventiva. Se le asignan las órdenes de trabajo a cada uno de los técnicos con toda la información: lugar, producto, cliente, detalles de la orden, etc.
Una vez solventada, el cliente puede firmar la orden al técnico de forma digital para darla por cerrada y, opcionalmente, facturarla. Un software SAT también contempla la opción de presupuestar el trabajo para que el cliente lo apruebe o lo rechace antes de llevarlo a cabo.
Si se decide facturar la reparación, se puede enviar y descargar la factura desde el software directamente al cliente. Incluso, como es el caso del ERP con módulo SAT de myGESTIÓN, algunos programas cuentan con una Extranet para subir la factura online y que el cliente acceda a ella cuando quiera.
3. Contratos de mantenimiento preventivos y correctivos
Es habitual que el perfil de empresa que necesita este software busque también la gestión de contratos de mantenimiento. Estos pueden ser preventivos, cuando se fija una fecha concreta para hacer la revisión, o correctivos, para una reparación o incidencia puntual del artículo, equipo, máquina o instalación.