Programa de Gestión SAT: avisos, órdenes de trabajo y mantenimientos

noviembre 30, 2020 0 Por Ricardo Toral

programa gestión sat

Empresas y departamentos de Servicio Técnico generan cientos, o incluso miles, de avisos, órdenes de trabajo y contratos de mantenimiento diarias. Si el personal técnico se encarga de realizar estas tareas de gestión, el tiempo invertido no compensa a la empresa porque se reduce notablemente la productividad de la plantilla. Cualquier negocio que incluya un área de Asistencia Técnica a clientes requiere un software de gestión SAT para reducir al mínimo la carga administrativa de los técnicos.

Además de para reducir estas tareas de gestión, un módulo SAT dentro de un ERP facilita otro tipo de acciones como la firma de órdenes de trabajo o la facturación de los contratos de mantenimiento masiva. A continuación, vamos a explicar todo lo que puedes hacer con una de estas herramientas.

¿Qué es un software de gestión SAT?

SAT son las siglas de Servicio de Asistencia Técnica. Un programa informático SAT es una aplicación dirigida a la gestión de las diferentes áreas o necesidades de una empresa o departamento de Servicio Técnico. Estos negocios se dedican a solucionar incidencias o llevar mantenimientos de productos e instalaciones de sus clientes. Por ejemplo, el departamento de Servicio Técnico de una empresa de climatización. Además de vender e instalar el aparato, la empresa también se encarga del servicio post-venta. Es decir, ofrecen un mantenimiento o garantía de los productos que comercializan.

En la herramienta SAT registras todo el listado de productos que vas a vender o que ya has vendido a tus clientes. En este último caso, puedes registrar el nombre o persona de contacto que compró ese producto y así llevar un control integral sobre las garantías. Si el cliente notifica una incidencia sobre el producto que adquirió, solamente hay que buscar el producto por el número de serie o por el cliente que lo tiene en posesión.

Además del registro de todos los productos o artículos SAT -es decir, que requieren de servicio post-venta-, también puedes registrar los contratos de mantenimiento que estén asociados a tus clientes. Desde el software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador -GMAO- se establece este control de los mantenimientos correctivos y preventivos.

¿Qué sectores necesitan SAT y GMAO?

Una herramienta informática como un programa de Servicio de Asistencia Técnica o uno de Gestión de Mantenimientos Asistidos por Ordenador están dirigidos a cubrir las necesidades de empresas y negocios de Servicio Técnico o que, al menos, cuentan con un departamento o área para este fin.

Algunos de los sectores a los que está dirigido estos software son:

  • Obras y/o construcción: negocios de electricidad, pocería, fontanería o carpintería.
  • Electrónica e informática: empresas dedicadas a la venta o creación de hardware y software informático, teléfonos móviles, etc.
  • Empresas de climatización: destinadas a la instalación de calderas o aparatos de aire acondicionado.
  • Telecomunicaciones y Seguridad: redes de telefonía móvil, cámaras de vigilancia o empresas de servidores de datos.
  • Mantenimiento Industrial y Maquinaria: negocios para el mantenimiento industrial de maquinaria agrícola, aparatos de gimnasia, depuradoras, etc.

Gestión de avisos y órdenes de trabajo

En este tipo de herramientas integradas en los ERP, lo primero es crear la base de datos sobre la que trabajar. Una vez registrados los productos o artículos y sus correspondientes números de serie y garantías, ya puedes generar avisos y órdenes de trabajo. Los avisos y las órdenes se asignan a tu personal técnico y se les indica una prioridad para que tengan claro con qué nivel de urgencia han de atender esas incidencias.

A la hora de gestionar todos los avisos y órdenes de trabajo abiertos o pendientes, con un programa de Servicio de Asistencia Técnica resulta muy ágil y sencillo. En este tipo de herramientas puedes realizar búsquedas por avisos y órdenes abiertas o cerradas o, incluso, por el nivel de prioridad que tienen asignado. Además, como en el caso del software SAT myGESTIÓN, puedes descargar un informe con el Planning de las próximas incidencias a resolver para así poder planificar las visitas de los técnicos.

Mantenimientos preventivos y correctivos (programa GMAO)

Un software GMAO  tiene como objetivo la gestión de los contratos de mantenimiento de los clientes. Estos pueden ser preventivos -por ejemplo, una revisión rutinaria anual de una caldera- o correctivos -que solucionan incidencias que surgen en un momento determinado-.

En el caso de los mantenimientos preventivos, en el contrato se establece un periodo de visitas rutinario que puede ser mensual, trimestral, anual, etc. A partir del rango de visitas que se indique en el contrato de mantenimiento, se generarán avisos de forma automática en el software.

Para los correctivos, el cliente notifica la incidencia por teléfono, vía web o a través de la propia app de gestión SAT. Una vez recibido el aviso, se procede a darle prioridad y asignárselo al técnico correspondiente.

Gestión SAT y GMAO desde una app para dispositivos móviles

Para una empresa o departamento de Servicio Técnico -o, al menos, para la mayoría de ellas- es indispensable contar una app SAT con la que se pueda hacer uso del software en movilidad y desde un dispositivo móvil. En el sector de las reparaciones y mantenimientos es habitual que los técnicos se desplacen al domicilio del cliente a resolver o comprobar el estado de la incidencia. Una aplicación móvil de gestión de este tipo es, en definitiva, prácticamente un must para todas las empresas que neceisten un ERP con módulos SAT y GMAO.

Una vez allí, si fuera posible, el técnico puede directamente solventar la incidencia y entregar al cliente para que firme la orden de trabajo con los materiales y mano de obra empleados. Si no fuera posible solucionar el problema en el momento, el técnico puede tomar fotografías o realizar vídeos del estado para su posterior resolución y arreglo.