¿Para qué necesitas un software de gestión integral en tu empresa?

octubre 20, 2020 3 Por Ricardo Toral

software de gestión integral empresas

El avance de la tecnología ha puesto a disposición de las empresas multitud de herramientas para la gestión de los procesos de negocio. Aunque hay herramientas destinadas a la administración de empresas que pertenecen a sectores específicos, existen otros software que incluyen la gestión integral de cualquier negocio. Este tipo de programas reúnen, dentro de la misma herramienta informática, todas las características y funciones necesarias para la gestión empresarial: gestión comercial, circuito de compra-venta, clientes y proveedores, almacén e inventario, Contabilidad Financiera y un sistema de reporting (informes y gráficos).

¿Por qué necesitas un software de gestión integral en tu empresa?

Hay herramientas de facturación que se limitan a la creación de facturas pero no controlan funciones tan elementales como el stock. Estas aplicaciones demasiado básicas debes descartarlas de pleno aunque sean más baratas. Necesitas un software de gestión integral para gestionar todos las áreas y los procesos de tu negocio -independientemente del sector al que pertenezca-.

Estas herramientas «todoterreno», también conocidas como ERPs,  a diferencia de los programas de facturación, facultan la ejecución automática de multitud de tareas que antes se hacían manualmente y que ahora se atajan con el uso de la tecnología. Además de economizar el tiempo invertido en la realización de estas tareas, otra de las ventajas de un software de gestión integral es la evitación de errores humanos que surgen de estos procesos manuales. Por ejemplo, fallos en la contabilización del stock del almacén.

Es muy complicado prosperar en un entorno tan competitivo y exigente sin un sistema que te apoye. Mucho más difícil si en el camino se utilizan herramientas obsoletas que lastren otros objetivos más valiosos como la búsqueda de clientes.

¿Qué puedes hacer con un programa de gestión integral?

Un ERP de gestión integral aúna en un solo sistema todo el histórico de datos e información de la empresa. Si es un software de gestión integral en la nube, los datos están almacenados en Internet. Estos datos se comparten en tiempo real por todas las personas que acceden al programa para que trabajen de forma simultánea y con información en constante actualización.

Ahora bien, estamos hablando de un software de gestión global o total. Pero… ¿exactamente a qué nos referimos con esto? A continuación, vamos a ver todas las áreas o funcionalidades principales que caracterizan a uno de estos programas:

1. Clientes y proveedores

Las personas o empresas a las que compramos y vendemos son datos que debemos tener almacenados para acceder a ellos de manera rápida y fácil. Es uno de los pilares básicos de un programa de gestión integral. Prácticamente todos lo tienen. Si alguno de los que has probado no lo tiene: desconfía. Directamente, descártalo y ve a por otro software que sí que contenga esta función.

2. Gestión comercial

Desde la creación de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de compra-venta. Algunos de los software de gestión integrales como myGESTIÓN también permiten realizar otras acciones como la firma digital de albaranes o de facturas.

Además del registro de todos los documentos, es también clave que la herramienta cuente con una opción para realizar el seguimiento de los cobros y pagos y la gestión de diferentes precios y tarifas.

3. Gestión de Almacén e Inventario

En una herramienta informática para la gestión integral no puede faltar la zona de almacén e inventario de productos o servicios. En el caso de artículos físicos o tangibles, para la mayoría de ellos es necesario que la herramienta cuente con un apartado para controlar el stock. Las existencias de los productos se calculan en base a la suma de todas las compras y la resta de todas las ventas -ya sean físicas u online-. Además, algunos programas también permiten añadir o eliminar stock de forma manual a través de lo que se conoce como regularización de stock.

Con esta contabilización automática, nos despreocupamos de que en la empresa puedan suceder errores humanos en la gestión del stock.

Además de la característica indispensable del cálculo de stock, los productos pueden necesitar de añadirles datos obligatorios como lotes y caducidad -alimentos, productos cosméticos o medicamentos-, números de serie -maquinaria o productos electrónicos- o atributos -tallas o colores-. Necesitas que el software cumpla con estos requisitos para la gestión de tu inventario.

4. Contabilidad Financiera Avanzada

Uno de los aspectos más importantes de la gestión de una empresa es la administración del área de Contabilidad. Gestión de asientos, obtención de balances, modelos de IVA o la administración del Plan General Contable son algunas de las funciones que debe incluir un programa o módulo de Contabilidad Financiera Avanzada.

Asimismo, deberías poder realizar otras operaciones contables como las amortizaciones o el punteo y casación de asientos con los apuntes de cobros y pagos de las facturas.

5. Reporting (informes y gráficos)

Cualquier ERP que se precie debe incluir un Cuadro de Mando Integral que permita analizar los indicadores de rendimiento o KPIs más relevantes para cada compañía. Según cada caso, habrá empresas que prefieran visualizar gráficos sobre la gestión de las existencias disponibles o pendientes de recibir; en cambio, a otras les será más útil disponer de gráficos de facturación por grupos de clientes o, incluso, por regiones.

Además de un cuadro de mando con estadísticas, la mayoría de software de gestión integral para PYMEs incluyen una zona de obtención de informes de todo tipo: de ventas, de compras, de almacén o de clientes y proveedores. Son informes que muestran estadísticas y rankings de datos relevantes para el pasado, presente y futuro de la empresa.

Por ejemplo, obtener el top 10 de clientes con más facturas, el total de facturas pendientes de pago o el top 10 de artículos/servicios más vendidos de nuestro inventario. Estos informes se suelen descargar en un Excel o PDF del software a tu ordenador o dispositivo móvil.

6. Soluciones sectoriales

Todas las características anteriores suelen ser comunes a cualquier herramienta de gestión integral para empresas. Lógicamente, no todas ellas ni todos los sectores tienen las mismas exigencias legales o técnicas. Por ejemplo, no todos los software de gestión contemplan los trámites de los procesos de producción o la gestión avanzada de clientes y contactos -CRM-.

Existen software ERP de gestión integral como myGESTIÓN que cuentan con soluciones específicas en función del sector al que pertenezca la empresa o las necesidades de cada una de ellas. Por ejemplo:

  • Conexión con tiendas Online: la integración de tu eCommerce con tu ERP es clave. Si vendes productos a través de una plataforma de venta online, debes buscar un programa que permita realizar esta integración.
  • Conexión con Bancos: la conciliación bancaria es una funcionalidad que necesitan muchas empresas. La posibilidad de que el programa se conecte con tu banco y sincronice automáticamente los movimientos bancarios para conciliarlos con las facturas es una característica muy útil para llevar el control de los cobros y pagos.
  • Gestión Documental: asociar documentos a los clientes, proveedores, artículos, documentos de compra-venta, etc. es una funcionalidad muy útil para cualquier empresa. Generalmente, el software debe permitir subir archivos de cualquier tipo (imágenes, vídeos, documentos de texto como PDF o Word…).
  • CRM: controlar a quién diriges tus campañas de marketing, realizar el seguimiento y/o valoración de clientes y potenciales o llevar el coste de la ejecución de tus campañas de marketing se puede hacer con un Customer Relationship Manager -Gestor de Relaciones con los Clientes, en castellano-. Si lo necesitas, es importante que en la búsqueda de software el programa elegido cuente con este módulo.
  • TPV: para aquellos negocios que emitan tickets, necesitan una herramienta TPV Mostrador que permita la gestión de cajas y la creación de facturas simplificadas.
  • Producción/Fabricación: para fábricas o empresas del sector industrial que gestionen procesos y órdenes de producción de la materia prima y su transformación en un producto manufacturado.
  • SAT: un módulo de Servicio de Asistencia Técnica sirve para llevar la gestión integral de una empresa de servicio técnico. Llevar avisos, órdenes de trabajo, contratos de mantenimiento o la presupuestación de las incidencias es el cometido principal de este módulo.
  • Alquileres: para la gestión de los arrendamientos de bienes tangibles como maquinaria, vehículos, equipos de vídeo y sonido, etcétera.
  • Franquicias: existen software de gestión de franquicias que permiten controlar las ventas por franquiciado de manera individual o centralizada, aplicar tarifas diferentes por franquiciado o gestionar el stock por franquicias.

 

Los cinco primeros son los cimientos sobre los que debes basar tu elección a la hora de elegir un software de gestión. Además, el último punto, y según las necesidades de tu negocio, debes buscar que el software tenga alguno de esos módulos para completar la gestión integral de tu empresa.