Este es todo el software que necesitas para gestionar tu pyme

No es que la digitalización para las pymes haya venido para quedarse, no. Es mucho más relevante y extraordinario que esa afirmación incompleta y carente de sentido en la tercera década del 2000. Sin digitalización, sin tecnología… no hay nada. El trabajo manual te desborda; tu competencia de adelanta por la derecha; tus clientes no te encuentran… son sólo algunos de los problemas que la falta de software y tecnología pueden provocar en una pequeña y mediana empresa. Por muy sencillo que sea tu negocio y su modelo, existen ciertos programas informáticos de los cuáles no deberías prescindir para gestionar tu pyme.

¿Para qué áreas necesita software tu pyme?

El software empresarial adecuado puede variar según la industria, el sector o las necesidades específicas de tu pyme. En general, la implementación de herramientas informáticas en los diferentes departamentos de la empresa puede ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la competitividad. Vamos a ver en qué departamentos o áreas de la pyme es recomendable y necesario implantar un software.

Analítica y Business Intelligence

No confundir con la analítica web. No nos referimos a herramientas de monitorización web y métricas como Google Analytics, Screaming Frog o SemRush. Hablamos de analítica de negocio y de gestión empresarial. Una herramienta que ayude a analizar y estudiar los resultados y estrategias que una pyme está aplicando. Estos software se sirven de todo el big data de la compañía para reflejar en gráficos, informes y simulaciones la situación concreta de la misma. SAP BI o Power Bi son dos de las herramientas más punteras dentro del mercado de la inteligencia de negocio.

Almacén e Inventario

Una empresa que recepcione y envíe mercancía de manera habitual necesita llevar el control de las existencias. Las unidades pendientes de servir, las de recibir, los movimientos entre almacenes y traspasos de mercancías, valoraciones de inventario… Estas son sólo algunas de las funcionalidades que puedes utilizar en un software de control de almacén. Actualizar un archivo Excel o Word diario con los cambios es, además de ineficiente, peligroso. Prueba una herramienta de gestión de inventario y verás como tu personal logístico te lo agradece.

Gestión Comercial

La captación de nuevos clientes, la fidelización de los existentes y el seguimiento de las acciones diarias forman parte la gestión comercial de una pyme. Estos software, denominados CRM –Customer Relationship Manager-, cumplen con estas tres acciones a la perfección. La primera, junto con el resto de acciones publicitarias, el e-mail marketing; la segunda, con campañas de fidelización y valoración del cliente; y la última, el seguimiento del cliente, que se consigue con el almacenamiento y trazabilidad de todas las acciones comerciales que les realices.

Facturación

Este es uno de los programas que seguro ya conoces y seguramente ya utilices. Emitir tus facturas a través de una plantilla predefinida que tengas que cambiar antes de crear la factura es un proceso lento y prescindible. Hoy en día tienes a tu disposición cientos de software de facturación que no solamente se enfocan en emitir facturas. También puedes almacenarlas, enviarlas por e-mail a tus clientes o transformarla en una factura electrónica.

Contabilidad

Más allá de la facturación, hay determinadas pymes que, de manera interna, llevan a cabo también la gestión contable. Algunas externalizan estos servicios a una gestoría, que normalmente cuentan con sus propias herramientas de contabilidad internas. En los últimos años, otras empresas optan por un modelo híbrido: software de contabilidad integrado dentro del resto de gestión empresarial. Esto supone que la pyme puede dar acceso limitado al gestor al programa contable para que lleve a cabo las operaciones y procesos contables desde ahí. La centralización de la información es clave para la toma de decisiones final lo que dota a este híbrido de un gran éxito dentro del sector.

Gestión documental

Además de la gestión sobre los diferentes departamentos de las pymes, es probable que necesites otra herramienta para los archivos y documentos que gestiona a diario tu empresa. Fichas o DNIs de clientes, garantías oficiales de productos, facturas o tickets originales, escrituras de la empresa, contratos de uso, etc. Una aplicación como Google Drive o iCloud, pero con la ventaja de que esté unida al software de gestión empresarial. De esta manera, cada archivo queda asociado con su dato dentro del propio sistema de gestión.

No te hemos mencionado ninguna herramienta para que tú mismo puedas seleccionar la que más te convenga en función del precio y las características. Hay herramientas que cubren la gestión sobre diferentes áreas. Este es el caso de myGESTIÓN, el software de gestión que integra Business Intelligence, Almacén e Inventario, Gestión Comercial, Facturación, Contabilidad y Gestión Documental.

Otros programas útiles para las pymes

Aunque los que acabamos de mencionarte son los más importantes, todavía tienes muchas aplicaciones que conocer para la gestión de tu pequeño o mediano negocio:

• Recursos Humanos: un software de RRHH ayuda a gestionar el personal, controlar nóminas, llevar un registro de asistencia y automatizar procesos de contratación.
• Gestión de proyectos: ayudan a planificar, asignar tareas y dar seguimiento al progreso de los proyectos, lo que mejora la productividad y la colaboración.
• Atención al cliente: este software permite la gestión de tickets, el seguimiento de solicitudes y proporcionar un servicio más eficiente a los clientes.
• Comunicación y colaboración: se denominan software de comunicación interna. Facilita la comunicación entre empleados, ya sea a través de herramientas de chat, correo electrónico o videoconferencias. Además, cuentan con plataformas de colaboración para los equipos, donde pueden compartir documentos y colaborar en otros proyectos de forma remota.
• Gestión del rendimiento:  facilita la evaluación y seguimiento del desempeño de los empleados, estableciendo metas y proporcionando retroalimentación.