Principales diferencias entre un albarán y una factura

Seguro que has emitido miles o cientos de ellos y de ellas pero nunca has reparado en la finalidad y obligaciones de cada uno.  Los albaranes y las facturas justifican la entrega y recepción de bienes y servicios o la realización del pago o cobro de la transacción, respectivamente. Sendos documentos tienen características y finalidades completamente distintas. ¿Puede generarse el uno sin el otro? ¿Los albaranes siempre tienen que llevar una factura asociada? ¿En qué casos se utiliza un documento u otro? Vamos a aclarar todas las diferencias entre albaranes y facturas para despejar las dudas de cuánto emitir uno u otro.

Diferencias entre albaranes y facturas

Los albaranes y las facturas, de compras o de ventas, como ya hemos visto, son documentos mercantiles que representan una operación comercial. El primero declara la entrega de mercancía y acredita la entrega de la misma. La factura, en cambio, simboliza el pago del cliente o el cobro del proveedor y también sirve como reflejo de la transacción a nivel contable. La principal diferencia entre un albarán y una factura es que el primero no tiene validez fiscal, es decir, que no es vinculante ante la Agencia Tributaria como justificación de la operación, mientras que la factura sí lo es. Además de esto, los albaranes y las facturas tienen otros objetivos diferentes:

1. Propósito y función:
   • Albarán: tiene como objetivo principal confirmar la entrega de bienes o servicios. Sirve como prueba de que los productos o servicios han sido enviados correctamente al destinatario.
   • Factura: esta, en cambio, tiene un propósito principalmente contable y fiscal. Es un documento legalmente válido que se utiliza para solicitar el pago al cliente y registrar la transacción contablemente. La factura también es esencial para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
2. Momento de emisión:
   • Albarán: se emite antes de la factura y generalmente acompaña a la entrega de los bienes o servicios. Puede ser utilizado como un documento interno para controlar las entregas realizadas. No es un documento que se deba expedir con carácter obligatorio.
   • Factura: se emite después de la entrega de los bienes o servicios y suele ser generada para solicitar el pago al cliente. La factura, en cambio, sí debe expedirse de forma obligatoria.
3. Contenido:
   • Albarán: el contenido de un albarán se centra en la descripción de los bienes o servicios entregados, la cantidad, el precio unitario y o cualquier otra información relevante para la entrega, como notas u observaciones del destinatario. También puede incluir detalles como la fecha de expedición, el número de pedido o la firma del cliente.
   • Factura: esta contiene información más detallada y específica que obliga el reglamento de facturación. Además de los datos del emisor y del receptor, incluye el número de factura, la fecha de emisión, la descripción detallada de los bienes o servicios, el importe total a pagar, los impuestos aplicables, los descuentos, los plazos y condiciones de pago, entre otros datos requeridos por la normativa fiscal.

De una forma más resumida, las diferencias más importantes entre un albarán y una factura radican en:

• El albarán es un comprobante de entrega, mientras que la factura es un documento fiscal para solicitar el pago y registrar la transacción comercial
• El albarán se emite antes de la factura, aunque no es de carácter obligatorio

Diferencias entre albarán y una nota de entrega

Entre estos dos conceptos hay mucha más discusión y se confunden más a menudo que los anteriores. Ambos están relacionados con la entrega de mercancía, pero el albarán pertenece a la parte puramente logística y la nota de entrega, a la contable. Las diferencias principales entre un albarán y una nota de entrega son:

• Aunque sendos documentos se utilizan para la entrega de bienes o servicios, la nota de entrega es un documento empresarial que se registra a nivel interno y, en ocasiones, con carácter informal
• Al tener carácter interno, no se entrega directamente al cliente y, por lo tanto, tampoco se firma
• La nota de entrega contiene los datos elementales como el lugar y la fecha de emisión, identificación fiscal del emisor y receptor, número de la nota, cantidades del producto o cuantificación del servicio y sus detalles. En el albarán pueden reflejarse otros datos adicionales como el número de pedido, observaciones de entrega, transportista, etc.

Todos estos documentos puedes registrarlos y emitirlos desde un software de facturación. Olvídate de registrar estos documentos en Excel o en Word y almacénalos todos en la misma herramienta de gestión empresarial. Personaliza los albaranes, facturas y notas de entrega para tus clientes y proveedores a tu medida como autónomo o empresa y simplifica tu trabajo.