Diferencias entre un programa de contabilidad y uno de gestión

Cuando una empresa busca un programa de gestión empresarial siempre surgen dudas para saber qué es exactamente lo que se necesita. En ocasiones, algunos empresarios y/o personal de la organización que se encarga de buscar el software no se informa correctamente antes de emprender esta búsqueda y se pierde más tiempo del necesario en ello. Antes de que tú te sumerjas en esta búsqueda, o si estás en ello, es preciso que tengas nociones de qué hacen las diferentes herramientas de gestión y qué posibilidades te ofrecen para cubrir las áreas de gestión que necesites. En este artículo, vamos a comentarte las diferencias entre un software de contabilidad y un programa de gestión empresarial. A priori, quizá puedan sonar a lo mismo, pero pronto vas a descubrir, si se nos permite el uso del refranero español, que se parecen lo mismo que un ‘huevo a una castaña’.

¿Para qué sirve un programa de contabilidad y uno de gestión?

Quizá pueda sonarte muy elemental esta explicación y hasta irrelevante, pero aunque no lo creas todavía muchos piensan en un programa de contabilidad como aquel que sirve para llevar la facturación. Definitivamente, no. Contabilidad no es igual a facturación, aunque muchas personas confunden ambas áreas. Un programa de gestión, con funcionalidades más horizontales y múltiples que una herramienta contable, abarca desde la creación de una factura, el control de las existencias del almacén hasta la personalización del diseño de los presupuestos que emites a tus clientes. Es una herramienta todoterreno que necesita cualquier organización para agilizar y reducir la cantidad de procesos empresariales y trabajos manuales.

En cambio, un programa contable se utiliza, única y exclusivamente, para llevar el área de Contabilidad de cada empresa. Libro Diario, libros de IVA, modelos fiscales, inventario y amortizaciones, asientos predefinidos o los balances. Estas son algunas de las áreas que cubren este tipo de programas. Si tienes una gestoría que se encargue de llevar todo el papeleo no necesitas esta herramienta. Si, en cambio, cuentas con personal experto en contabilidad dentro de tu plantilla, puedes facilitarles una de estas aplicaciones para ahorrarles trabajo. La ventaja de esto es la centralización de la información y su transparencia. Toda la organización está estructurada y trabaja con la misma herramienta, lo que evitará pérdidas o fugas de datos o contar con 20 programas diferentes para cubrir todas las áreas del negocio.

Diferencias entre el software de contabilidad y de gestión

Si ya conocías de sobra lo descrito en los párrafos anteriores y has hecho clic en el artículo para conocer las principales diferencias entre ambos sistemas, no te vamos a decepcionar. A continuación tienes un listado de las diferencias más importantes entre un software de gestión empresarial y un programa de contabilidad especializado. Vamos a mencionar cada una de las diferencias y explicar cómo afectan a cada una de las herramientas:

1. Enfoque y alcance
   • Contabilidad: está diseñado específicamente para realizar tareas contables. Por ejemplo, registrar transacciones, generar informes financieros, gestionar cuentas por pagar y recibir, conciliación bancaria o calcular los impuestos. Se centra en las necesidades contables y financieras de una empresa.
   • Software de gestión: es más amplio en términos de funcionalidad y está diseñado para gestionar diversas áreas de una empresa, ventas, compras, inventario, recursos humanos, producción, marketing, entre otros. Ofrece una solución integral para la gestión de múltiples procesos empresariales. Un software de gestión puede incluir también un módulo de Contabilidad dentro del resto de funcionalidades, pero no es una herramienta diseñada ad-hoc para este área.
2. Adaptabilidad
   • Contabilidad: suele ser más rígido y enfocado en las reglas contables estándar. Puede estar diseñado para cumplir con regulaciones contables específicas de cada país y puede ser menos flexible en términos de personalización debido a su complejidad.
   • Software de gestión: ofrece una mayor flexibilidad y adaptabilidad, ya que puede ser personalizado para adaptarse a las exigencias específicas de una empresa. Puede ajustarse a diferentes industrias y modelos de negocio, depende del software elegido. Hay alugnos software estándar,
3. Escalabilidad
   • Contabilidad: puede ser adecuado para pequeñas y medianas empresas con necesidades contables básicas. Sin embargo, puede tener limitaciones en términos de manejo de volúmenes de datos más grandes o la gestión de múltiples sucursales o divisiones.
   • Software de gestión: está diseñado para crecer con la empresa. Puede manejar grandes volúmenes de datos, integrar múltiples funciones y soportar operaciones más complejas. Es más adecuado para empresas en crecimiento o con operaciones más extensas.