Los 6 errores más comunes al implementar un software de gestión
En este blog te hemos hablado mucho de las ventajas y beneficios que ofrecen los software de gestión para la administración de cualquier empresa. Pero nunca te hemos comentado nada acerca de los fallos más habituales que se cometen durante su implementación. Si estás buscando mejorar la gestión de tu empresa, este artículo es para ti. Descubre los seis errores más comunes que debes evitar al implementar un software de gestión y asegura el éxito en tu camino hacia la eficiencia empresarial.
Errores más habituales al elegir un software de gestión
Los software de gestión son las herramientas más populares que rodean a las empresas en su proceso de digitalización. Hay muchas herramientas en el mercado y es preciso conocer cuáles son las ventajas y debilidades de cada una para no encontrarte con sorpresas. A continuación, te mostramos los errores más comunes al implementar un software de gestión:
Error 1: objetivos y requisitos del software
Define claramente los objetivos que quieres lograr con el programa y los requisitos mínimos que debe cumplir para alcanzarlos. Esto ayuda a seleccionar el software adecuado y evita errores muy costosos durante la implementación. ¿Necesitas un software sólo para registrar las facturas? ¿O uno más completo que, además, te permita gestionar el almacén o la Contabilidad? Aclarar expresamente qué es lo que quieres lograr con la herramienta reduce la probabilidad de elegir proveedores o soluciones que no se ajusten a los requisitos previamente establecidos.
Error 2: participación de todos los trabajadores
Durante la instalación e, incluso, durante la valoración o elección del programa, debes hacer partícipe a todos los departamentos y áreas de la empresa que van a trabajar con él. Es fundamental que involucres al resto de miembros del equipo desde el principio. De esta manera, es posible identificar los procesos que ralentizan o retrasan la actividad a los trabajadores para diseñar estrategias o procesos más efectivos.
Si nunca te has encargado de gestionar el Almacén e Inventario de tu empresa, no sabes exactamente las necesidades que requiere el personal de este departamento. Consúltalo con ellos para ver qué necesidades necesitan cubrir: control de stock, multialmacén, TPV…
Error 3: capacitación y formación
Además de su participación durante la elección e instalación, es importante que los trabajadores cuenten con la formación necesaria para utilizar el software de gestión. Esta capacitación permite aprovechar al máximo las características y funciones de la aplicación empresarial. Sin los conocimientos adecuados es probable que no lleguen a aprovechar el máximo potencial del software y no se alcancen las cotas esperadas de productividad.
Si el programa por el que te has decidido no cuenta con este tipo de servicios en su oferta de forma estándar es aconsejable que pidas presupuesto o contrates una formación a medida. Basta poco tiempo junto a un experto del programa para poder sacarle el mayor rendimiento al software de gestión.
Error 4: definir un plan u hoja de ruta
Antes de realizar la implementación final es muy recomendable que diseñes una suerte de hoja de ruta o plan de implementación. Esto te ayudará a mantener el proyecto dentro de los plazos establecidos y a evitar retrasos innecesarios durante la puesta en marcha. Por ejemplo, fíjate unas fechas para consultar información acerca de los programas, probarlos, contratar uno de ellos y ponerlo en marcha.
Error 5: realizar pruebas antes de la implementación
La mayoría de proveedores y de programas cuentan con periodos de prueba gratuitos o demostraciones, en vídeo o a través de Webinars en directo, del software empresarial que comercializan. Infórmate sobre el proveedor, su reputación, opiniones, reseñas de clientes, opiniones de antiguos clientes, etc. Así tendrás una idea clara de lo que vas a contratar, además de detectar o solucionar errores antes de que afecten a la operativa de la empresa. Asegúrate de aprovechar bien el periodo de prueba y realiza todas las comprobaciones que puedas antes de la elección final.
Error 6: contar con un equipo de soporte técnico
No todos los proveedores de estas soluciones cuentan con equipo de soporte. Además, cuando sí ofrecen este servicio, en ocasiones, suele ser algo caro. Te aconsejamos que busques un empresa que tenga servicio de soporte, cuanto más asequible mejor, ya que para el uso de este tipo de programas es prácticamente vital contar con la asistencia de un profesional o experto en el software. Además de dudas de funcionamiento, puedes reportar bugs o hacer peticiones para futuros desarrollos.