¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica para autónomos y pymes (B2B)?

La digitalización de la facturación es uno de los cambios regulatorios más importantes para autónomos y pequeñas y medianas empresas en nuestro país. Muchos negocios aún no son conscientes de lo que significa facturar electrónicamente o cómo tienen que adaptarse. Otros lo confunden con Verifactu, cuando son obligaciones legales completamente distintas.

Tras la aprobación del Real Decreto que obliga a utilizar factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales, Hacienda ya ha fijado con bastante claridad los plazos de entrada en vigor de esta obligación, que afectará de forma progresiva a las empresas.

Si quieres saber cuándo entrará en vigor la factura electrónica B2B para pymes y autónomos, vamos a darte las claves que necesitas para que la adaptación sea lo más eficiente y menos ‘traumática’ posible.

¿Qué cambios implica la obligación de factura electrónica para autónomos y pymes?

Hasta ahora, muchos autónomos y pequeñas empresas han podido emitir facturas en papel o en formatos digitales sencillos como PDF o Word. No ha sido obligatorio hasta la publicación de este RD la utilización de un sistema de facturación específico.

Eso cambió con la aprobación del Real Decreto 238/2026 de la factura electrónica, que exige que las facturas entre empresas se emitan en un formato electrónico estructurado. Esta medida se hizo con el objetivo de reducir la morosidad y acortar los tiempos de pago entre empresas, de manera que se pudiera mejorar la trazabilidad fiscal y reducir la falta de liquidez.

Sin embargo, aún no se había establecido un calendario definitivo por el que se pondría en marcha la factura electrónica B2B (business to business, o de negocio a negocio). Que no consiste en crear facturas digitales o en PDF simplemente, sino facturas con datos estructurados y firmadas electrónicamente.

¿Cuál es el calendario de la factura electrónica B2B para 2026?

La entrada en vigor de la factura electrónica se hará poco a poco, tal como se había previsto en un principio. La obligación dependerá directamente de la puesta en marcha de un repositorio central de facturas gestionado por Hacienda, así como de la publicación de la orden ministerial que regule los aspectos técnicos de esta herramienta:

• Julio de 2026: se espera que sea publicada la Orden Ministerial de Hacienda que regula la creación del repositorio de facturas, base técnica para la entrada en vigor de la obligación.
• Octubre de 2026: entrada en vigor oficial de la OM. A partir de aquí, se cuentan uno y dos años para su entrada en vigor para todas las pymes y autónomos.
• Enero de 2027: entrará en vigor la obligación de cumplir con los requisitos de los programas de facturación para las empresas sujetas al Impuesto de Sociedades.
• Octubre de 2027: será obligatorio emitir factura electrónica para autónomos y empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros y también empezará la exigencia de cumplir los requisitos técnicos para declarantes del IRPF.
• Octubre de 2028: la obligación se extenderá a todos los autónomos y pymes con facturación inferior a ocho millones de euros.

¿Por qué la factura electrónica afecta a los autónomos?

Para muchos autónomos, la obligación de emitir facturas en formato electrónico supone un reto importante. Deberán adaptarse a nuevas herramientas que permitan emitir y recibir las facturas electrónicas. Además, deben aprender a controlar los estados de las mismas, sus fechas de pago y asegurar su trazabilidad ante la Administración Pública.

Quizás nunca has emitido facturas electrónicas, pero todos tus clientes son empresas u otros autónomos, y sabes que tienes que adaptarte. Ya no podrás hacer facturas en Excel a otros profesionales, ya que esto no te permite generar facturas en el formato electrónico exigido por el nuevo marco normativo.

En este sentido, aunque todavía tengas tiempo para adaptarte, es esencial que puedas migrar a un sistema de facturación adaptado a la nueva obligación legal para emitir facturas B2B. De este modo evitas que más tarde debas tomar esta decisión con prisas y sin una buena planificación.

Debes tener claro que elegir un ERP para facturas electrónicas B2B no es simplemente optar por el primer programa con el que puedes facturar y cumplir la normativa. Es una herramienta que va a ser la columna vertebral de tu negocio y debería ser una solución que te ayude a ahorrar tiempo y no suponga un alto coste de mantenimiento. Optar por una solución en la nube es lo más fácil, que sea escalable y cómoda para cualquier autónomo, ya vendas productos o servicios. ¿Por qué? Porque no necesitas un servidor propio donde almacenar los datos, un informático que registre y mantenga el servidor… Entre otras muchas desventajas logísticas de tener un sistema on-premise.

¿Qué debe tener un programa para cumplir con la factura electrónica B2B?

A la hora de adaptarte a la nueva obligación, no basta con que un programa que simplemente genere facturas. Para cumplir de verdad con la factura electrónica B2B, el software debe permitir emitir, recibir y gestionar facturas en un formato electrónico estructurado. No limitarse a crear un PDF bonito o un documento descargable. El RD obliga y desarrolla este sistema obligatorio entre empresarios y profesionales y la Agencia Tributaria ya ha vinculado su despliegue a una solución técnica concreta y a un repositorio central de facturas.

En la práctica, esto significa que el programa que elijas debería permitirte enviar facturas electrónicas, recibirlas y conservar toda la información asociada a cada operación. Además, no solo importará la emisión: también será clave poder registrar el ciclo posterior de la factura, ya que la norma introduce la comunicación de estados comerciales y de pago dentro del sistema de factura electrónica obligatoria.

Por eso, antes de contratar cualquier herramienta, conviene fijarse en varios aspectos. El primero es que sea una solución actualizable, porque una parte de la operativa dependerá del desarrollo técnico que concrete Hacienda mediante orden ministerial. El segundo es que esté preparada para integrarse con los mecanismos exigidos por la Administración, evitando que tengas que cambiar de programa más adelante. Y el tercero, que no complique tu trabajo diario. Si para emitir una factura tardas más que ahora, estarás cumpliendo la ley, sí, pero a costa de perder eficiencia. La Agencia Tributaria ha confirmado que la entrada en vigor dependerá justamente de esa orden técnica y del repositorio central.

Dicho de forma sencilla: el mejor programa no será solo el que “cumpla”, sino el que te permita adaptarte mejor. Lo razonable es buscar una solución en la nube, fácil de usar, que automatice procesos y que esté preparada para absorber los cambios normativos.