Puntos esenciales para gestionar los presupuestos online

diciembre 15, 2014 Desactivado Por Carlos Gutiérrez

Existen una serie de procesos en la compra-venta de servicios que en ocasiones no están estandarizados. Es el caso por ejemplo de muchos autónomos, que realizan presupuestos a medida, y no paquetizan sus servicios profesionales. También en la situación de aquellos empresarios individuales que venden en diferentes países y están obligados a mantener un orden estricto en la gestión de clientes para poder llevar a cabo el proceso de forma óptima.

Los programas de facturación en la nube, como el que le ofrecemos en myGESTIÓN, resultan muy apropiados para estandarizar este tipo de tareas que en ocasiones se hacen por correo electrónico, o se guardan en una carpeta en el ordenador, todo de manera manual. Veamos cuál es el proceso correcto para llevar un orden de los presupuestos desde el principio.

Gestión de presupuestos online: puntos esenciales

El primer momento es cuando el cliente se pone en contacto con el prestador de servicios solicitando un presupuesto para un servicio en específico. También puede ser que sea el prestador de servicios quien haya dado el primer paso. Pero en toda situación el profesional autónomo debe enviar un presupuesto al cliente. Para eso, deberá basarse en las características del servicio que está ofreciendo. En Infoautonomos explican cómo se debe hacer un presupuesto.

Antes de que el cliente acepte, si llega el caso, se le puede hacer una oferta siguiendo una plantilla especial. Pero una vez que hay acuerdo (verbal o por escrito), lo mejor es crear ese presupuesto a través de un programa y que todos los puntos de éste queden guardados. Hay algunos puntos que es conveniente tener en cuenta para gestionar bien los presupuestos.

  • Numeración. Es mejor que los presupuestos aparezcan numerados, de modo que tengas una panorámica de cuántos presupuestos has hecho para los clientes.
  • Fechas. También es recomendable que incluyas la fecha en que se hizo el presupuesto, así como la fecha de validez. Por ejemplo, puede que hayas hecho el presupuesto en el mes de noviembre, pero la prestación de servicios empieza en enero.
  • Identificación del cliente. Bastará con que indiques el cliente. Los programas de facturación nos permiten vincular presupuestos con clientes, cuyos datos ya hemos registrado en nuestro software.Esos datos siguen ahí, por ejemplo en el caso de que el cliente se diera de baja del servicio y luego volviera a darse de alta. No tendrías que introducir o buscar de nuevo sus datos de facturación.
  • Anotaciones: servicios incluidos y no incluidos, plazos de entrega, etc.
  • Datos técnicos de facturación: por ejemplo, si a ese cliente hay que ponerle retención, al ser una empresa, o si se trata de un particular, y no es necesario.
  • Presupuesto personalizado. Puedes generar un presupuesto personalizado con el logotipo de tu empresa. Y almacenarlo. Además, puedes crear modelos de presupuesto estándar si has paquetizado tus servicios profesionales y tienes clientes similares. Por ejemplo, presupuesto básico, medio y avanzado.

Todos estos puntos, que son complicados de gestionar manualmente y llevar un control, se manejan mucho mejor desde un software de facturación en la nube que podamos consultar en cualquier momento. ¿Cómo realizas tú los presupuestos? ¿Qué otros datos consideras importantes incluir?