Software para gestión de mantenimientos preventivos

Si tienes una empresa que realiza mantenimientos preventivos –o correctivos- de bienes, equipos o instalaciones sabrás que es complicado llevar un registro manual de todos los activos del negocio.

Un software GMAO para la gestión de los mantenimientos preventivos permite que registres el plan de mantenimiento y sepas en todo momento el estado de cada máquina e instalación. Así sabes cuándo te toca la próxima revisión o tienes acceso a la última que se hizo.

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

Una empresa o negocio que se dedique a la venta o alquiler de equipos e instalaciones a particulares o a otras empresas debe hacer revisiones periódicas de esos activos. Por ejemplo, en una empresa de alquiler de maquinaria pesada para el sector de la construcción, las grúas, excavadoras, plataformas de elevación… han de ser supervisadas cada cierto tiempo para asegurar su correcto funcionamiento.

Un mantenimiento preventivo es, en definitiva, la comprobación e inspección del producto, máquina o inmueble para su adecuado eso. Otro ejemplo. ¿A que todos los años cambias el aceite y los filtros del motor de tu coche? El fabricante de cada vehículo suele recomendar su cambio cada X kilómetros o, al menos, una vez al año para alargar la vida útil del vehículo. Esto es porque el aceite se degrada, se ensucia y pierde sus propiedades originales. Lo mismo sucede con la maquinaria, con los equipos informáticos, ascensores, climatización, calderas, etc.

Para los particulares es sencillo recordar qué año se hizo la última revisión o mantenimiento del coche o la caldera. En cambio, para cualquier empresa que se dedique al mantenimiento de maquinaria industrial, de equipos informáticos o instalaciones como centros de negocios o viviendas, que tiene cientos o miles de mantenimientos anuales, es imprescindible contar un software de mantenimiento preventivo para gestionar todas las operaciones.

Tipos de mantenimientos preventivos

Los mantenimientos se pueden llevar a cabo de diferentes formas o diferentes criterios de comprobación. Hay tres tipos de mantenimiento preventivo diferentes:

• Mantenimiento predictivo: la maquinaria se inspecciona y evalúa para conocer qué reparaciones se han de realizar en base a su estado y funcionamiento en un determinado momento. Es el mejor de los mantenimientos preventivos puesto que proporciona a cada máquina o instalación lo que necesita en cada momento
• Mantenimiento programado: el ejemplo más claro sucede con los automóviles. Por ejemplo, hay que cambiar las ruedas cada 60.000 km, los filtros cada 20.000 km o el aceite del motor cada 10.000 km
• Mantenimiento de oportunidad: es el mantenimiento que se realiza sobre cada equipo o instalación en periodos de no utilización. Es decir, en lugar de esperar al mantenimiento programado, se realiza antes o después de la fecha estimada para evitar la pérdida de rentabilidad o ‘tiempos muertos’ de dicha instalación o maquinaria

De la definición de los conceptos anteriores, se plantea la siguiente pregunta: ¿qué diferencia hay entre el mantenimiento predictivo y preventivo? La respuesta es sencilla. El primero se basa en el estado y en las condiciones de la máquina o instalación en un momento determinado. En cambio, el mantenimiento preventivo no atiende a la eventualidad sino a la programación de una fecha o un uso concreto. Es decir, se fija un día o una duración determinada del equipo o instalación para llevar a cabo el mantenimiento.

Además, también existe el mantenimiento correctivo. Es lo opuesto al preventivo. Cuando aparece una avería, defecto o se detecta un mal funcionamiento se procede a la reparación o corrección.

¿Por qué se han de llevar a cabo estos mantenimientos?

Un correcto mantenimiento proporciona múltiples ventajas que se traducen en reducción de mano de obra, reducción de costes de reparación, prolongación de vida útil y aprovechamiento total de la eficiencia de cada máquina o equipo:

Prolongación de la vida útil

Al realizar revisiones periódicas de cualquier tipo de maquinaria, software o hardware se evitan multitud de incidencias que surgen del desuso y dejadez de mantenimiento de los equipos. Por ejemplo, si no se cambian los filtros del coche cada X tiempo, esto puede provocar que la lubricación del motor no sea la correcta y acabe por romper por completo la correa de distribución o cualquier otro elemento mecánico.

Las revisiones periódicas de cualquier tipo de máquina o equipo son vitales a la hora de lograr una dilatación de la vida útil del activo. Si tomamos de nuevo como ejemplo de nuevo un vehículo, si se revisa periódicamente y se cambian los repuestos cuando recomienda cada fabricante, se logra alargar el uso de la correa de distribución, el embrague o los frenos.

Eficiencia general de los equipos

La OEE o Overall Equipment Effectiveness -Efectividad Total de los Equipos, en castellano- se utiliza para medir la capacidad de aprovechamiento de cada activo. Este término se utiliza dentro de la maquinaria industrial, aunque se puede aplicar a cualquier otro tipo de equipos como equipos electrónicos, software o hardware.

Reducción de costes y mano de obra

Al realizar los mantenimientos preventivos en la fecha o duración de uso del producto adecuada, se evitan que surjan mantenimientos correctivos que se han de realizar con prioridad y urgencia. Por lo tanto, si una máquina o instalación se revisa de manera periódica, se previenen que aparezcan averías o errores que, además de reducir los costes en repuestos y recambios, también disminuyen los costes y tiempo de mano de obra empleada.

Más seguridad y fiabilidad para trabajadores y clientes

Por último, de la predicción o prevención de errores o averías de los activos, se deduce que estos son más seguros cuando los clientes o empleados trabajen con ellos. El objetivo de la prevención de averías mantienen a los equipos en condiciones óptimas para su utilización.

Software GMAO para mantenimientos preventivos

Un programa de Gestión de Mantenimientos Asistidos por Ordenador o software GMAO permite que lleves un registro de todos los mantenimientos preventivos o correctivos de tu empresa. La herramienta te notifica cuándo están programadas las revisiones de los equipos e instalaciones. Se crea la ficha del plan de mantenimiento preventivo, se le asigna un periodo de visitas y se crea un aviso automático para que el técnico acuda a revisar el activo cuando toque. Además, si surge alguna reparación puntual (correctivo), se puede generar un aviso y una orden de trabajo para solventar dicha incidencia.

Algunos ejemplos de equipos o instalaciones que necesitan mantenimiento preventivo son:

• Maquinaria industrial
• Mantenimiento de software y hardware
• Edificios de oficinas o pisos de alquiler
• Equipos de climatización: calderas, aires acondicionados, etc.